BILI Réunion de comité

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LE COMITÉ MIXTE PERMANENT DE LA BIBLIOTHÈQUE DU PARLEMENT

TÉMOIGNAGES

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OTTAWA, le lundi 19 juin 2023

Le Comité mixte permanent de la Bibliothèque du Parlement tient aujourd’hui, à 11 h 8 (HE), avec vidéoconférence, sa séance d’organisation, conformément à l’article 12-13 du Règlement du Sénat.

[Traduction]

Shaila Anwar, cogreffière du comité intérimaire : Honorables sénateurs et députés, à titre de cogreffière du Sénat de votre comité, il m’appartient de procéder à une élection pour pourvoir au poste de coprésident représentant le Sénat.

[Français]

Je suis prête à recevoir les motions à cette fin.

Y a-t-il des nominations?

Honorable sénatrice Saint-Germain.

La sénatrice Saint-Germain : Je propose l’honorable sénateur Mohamed-Iqbal Ravalia.

La cogreffière intérimaire (Mme Anwar) : Y a-t-il d’autres nominations?

L’honorable sénatrice Saint-Germain propose que l’honorable sénateur Ravalia soit coprésident de ce comité mixte.

[Traduction]

Plaît-il aux membres du comité d’adopter cette motion?

Des voix : D’accord.

La cogreffière intérimaire (Mme Anwar) : Je déclare la motion adoptée et j’invite le sénateur Ravalia à occuper le fauteuil.

Le sénateur Mohamed-Iqbal Ravalia (coprésident) occupe le fauteuil.

David Chandonnet, cogreffier du comité : Je dois informer les membres du comité que le cogreffier du comité ne peut recevoir que des motions visant l’élection à la présidence. Le cogreffier ne peut pas recevoir d’autres types de motion ni de rappel au Règlement, ni participer aux débats.

Nous pouvons maintenant procéder à l’élection du président. Conformément à l’article 106(2) du Règlement, le président doit être un député du parti ministériel.

[Français]

Je suis prêt à recevoir des motions pour la présidence.

[Traduction]

Mme Atwin : J’aimerais proposer Angelo Iacono comme président.

[Français]

Le cogreffier (M. Chandonnet) : Il est proposé par Mme Atwin que M. Iacono soit élu coprésident du comité.

Y a-t-il d’autres motions?

Puisqu’il n’y en a pas, je déclare la motion adoptée. M. Iacono est dûment élu coprésident du comité.

Angelo Iacono (coprésident) occupe le fauteuil.

[Traduction]

Le cogreffier (M. Chandonnet) : Conformément à l’article 106(2) du Règlement, le premier vice-président du comité doit être un député de l’opposition officielle. Je suis maintenant prêt à recevoir les nominations pour l’élection du premier vice-président.

M. Warkentin : Je propose Eric Duncan.

Le cogreffier (M. Chandonnet) : M. Duncan, qui est absent.

Y a-t-il d’autres nominations? Plaît-il au comité d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le cogreffier (M. Chandonnet) : Je déclare M. Duncan élu en son absence.

Conformément à l’article 106(2) du Règlement, le deuxième vice-président doit être un député d’un parti de l’opposition autre que l’opposition officielle. Je suis maintenant prêt à recevoir les nominations pour l’élection du deuxième vice-président. Y a-t-il des nominations?

M. Melillo : J’aimerais proposer M. Plamondon.

[Français]

Le cogreffier (M. Chandonnet) : M. Mellilo propose M. Plamondon pour le poste de deuxième vice-président du comité.

Y a-t-il d’autres motions?

Puisqu’il n’y en a pas, vous plaît-il d’adopter la motion?

M. Plamondon est élu deuxième vice-président du comité.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Merci, tout le monde. Je suis ravi de mon élection à titre de coprésident du comité, et j’ai hâte de travailler avec vous tous. Je tiens à exprimer ma gratitude aux greffiers, au personnel de soutien et au personnel des députés et des sénateurs.

J’aimerais également souhaiter la bienvenue à Mme Heather Lank, notre bibliothécaire parlementaire, qui est des nôtres aujourd’hui. Merci beaucoup d’être là.

Le coprésident (M. Iacono) : Bonjour. Bienvenue à la première réunion du Comité mixte permanent de la Bibliothèque du Parlement.

La réunion d’aujourd’hui se déroule sous forme hybride, conformément à l’ordre de la Chambre adopté le 23 juin 2022. Les membres sont donc présents en personne et à distance, grâce à l’application Zoom.

Pour assurer le bon déroulement de la réunion, je vais adresser quelques observations à l’intention des témoins et des membres du comité. Puisque nous n’accueillons pas de témoin aujourd’hui, nous allons sauter cette section.

Vous pouvez vous exprimer dans la langue officielle de votre choix, et des services d’interprétation sont offerts. Les membres qui participent par vidéoconférence peuvent sélectionner le parquet, l’anglais ou le français. Ceux présents dans la salle peuvent utiliser un écouteur et sélectionner le canal de leur choix.

Sauf circonstances exceptionnelles, l’utilisation d’un casque d’écoute avec un microphone à perche fourni par la Chambre des communes est obligatoire pour toutes les personnes participant à distance qui souhaitent prendre la parole.

Je tiens à rappeler à tous les participants qu’il est interdit de faire des captures d’écran ou de prendre des photos pendant la réunion.

Si vous éprouvez des difficultés techniques, veuillez m’en informer. Nous devrons peut-être suspendre la séance pendant quelques minutes afin de permettre à tout le monde de participer pleinement aux travaux d’aujourd’hui.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Nous allons commencer nos travaux avec la motion n^o 5 :

Que le comité retienne, au besoin et à la discrétion des coprésidents, les services d’un ou de plusieurs analystes de la Bibliothèque du Parlement pour l’aider dans ses travaux.

Je vous présente les analystes : Alexandra Savoie et Marion Ménard.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Je déclare la motion adoptée.

Le coprésident (M. Iacono) : Motion n^o 6, Autorité des coprésidents. Il est proposé :

Que les coprésidents soient autorisés à prendre des décisions au nom du comité relativement au programme, à inviter les témoins et à établir l’horaire des audiences et que les coprésidents fassent rapport de ses décisions au comité;

Que les coprésidents, au nom du comité, dirigent le personnel de recherche dans la préparation d’études, d’analyses, de résumés et d’ébauches de rapports.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (M. Iacono) : Je déclare la motion adoptée.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Passons à la motion n^o 7, Communications.

Que les coprésidents soient autorisés à diriger le travail des agents de communication affectés au comité pour l’élaboration de plans et de produits de communication, s’il y a lieu, et à demander les services de la Direction des communications du Sénat et de l’équipe des Médias sociaux de la Chambre des communes pour promouvoir leur travail.

Plaît-il aux membres du comité d’adopter cette motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Je déclare la motion adoptée.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : On procède avec la motion n^o 8 :

a) Que son quorum soit fixé à six membres, à condition que les deux Chambres soient représentées et qu’un membre d’un parti ou groupe parlementaire reconnu non gouvernemental et un membre du gouvernement soient présents chaque fois qu’il y a une mise aux voix ou qu’une résolution ou une autre décision est prise;

b) Que les coprésidents soient autorisés à tenir des séances pour recevoir des témoignages et à les faire publier en l’absence de quorum, à condition qu’au moins trois membres soient présents, dont un membre d’un parti ou groupe parlementaire reconnu non gouvernemental et un membre du gouvernement pourvu que les deux Chambres soient représentées.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (M. Iacono) : Je déclare la motion adoptée.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Passons à la motion n^o 9 :

Que les cogreffiers du comité soient autorisés à distribuer aux membres du comité seulement des documents qui sont disponibles dans les deux langues officielles;

Que tous les documents présentés dans le cadre des travaux du comité et qui ne proviennent pas d’un ministère fédéral, des bureaux des députés ou sénateurs, ou qui n’ont pas été traduits par le Bureau de la traduction, soient préalablement soumis à une révision linguistique par le Bureau de la traduction avant d’être distribués aux membres.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Je déclare la motion adoptée.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : On procède avec la motion n^o 10.

Que les témoins qui comparaissent devant le comité disposent de dix (10) minutes pour faire leur déclaration préliminaire; et que le temps alloué pour chaque question posée aux témoins soit de cinq (5) minutes.

Convenez-vous d’adopter la motion?

M. Plamondon : Je fais un appel au Règlement, monsieur le président. Ce n’est pas la même chose en français et en anglais à la motion n^o10.

En français, c’est écrit que vous donnez cinq minutes à chaque question et non pas cinq minutes, de façon globale, pour poser des questions.

Regardez le texte en anglais. Comprenez-vous?

La version anglaise est correcte, mais la version française indique « pour chaque question posée aux témoins ». Ce sont cinq minutes, mais pas pour une question. Comprenez-vous? Il serait préférable de le préciser.

Le coprésident (M. Iacono) : C’est parfait, monsieur Plamondon.

Êtes-vous d’accord avec la proposition de M. Plamondon de modifier le texte en français?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (M. Iacono) : Parfait.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (M. Iacono) : Je déclare la motion adoptée.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Passons à la motion n^o 11, Accès aux réunions à huis clos :

Que, à moins qu’il en soit ordonné autrement, chaque membre du comité soit autorisé à être accompagné d’un membre du personnel aux réunions à huis clos et, pour la Chambre des communes, qu’une autre personne de chaque bureau des agents supérieurs de la Chambre soit autorisée à être présente et pour le Sénat, que le leader ou le facilitateur du gouvernement et de chaque parti ou groupe parlementaire reconnu ait droit à un membre supplémentaire du personnel lors de ces réunions.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Je déclare la motion adoptée.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : On continue avec la motion n^o 12.

Que les cogreffiers du comité conservent une copie de la transcription de chaque réunion à huis clos pour consultation par les membres du comité ou un membre de leur personnel de bureau; qu’elle soit détruite par les cogreffiers lorsque les coprésidents les autorisent à le faire, au plus tard à la fin de la session parlementaire.

M. Plamondon : J’ai une certaine interrogation là-dessus. Généralement, lorsqu’on détruit des documents, il faut le consentement du comité. C’est très rare qu’on donne la responsabilité aux deux coprésidents seulement de détruire des documents. Je préférerais qu’on conserve les documents et qu’à la dernière séance de l’année, comme aujourd’hui, les coprésidents nous informent qu’il y a des documents à détruire et qu’on les autorise à le faire.

Le coprésident (M. Iacono) : Chers collègues, ce sont des motions standards pour tous les comités. En fin de compte, à chaque fin de session, tous les documents sont détruits. Si vous désirez apporter une modification, on pourra le faire.

M. Plamondon : Je n’ai jamais vu cela dans d’autres comités.

[Traduction]

Mme Idlout : De ce que je comprends, ce n’est pas une pratique courante. Peut-être pourrait-on amender la motion n^o 12 en mettant un point après le mot « bureau », à la sixième ligne, donc mettre un point là, et simplement biffer le reste de la phrase afin de nous assurer que les documents ne sont pas détruits avant un autre moment donné.

Le coprésident (M. Iacono) : Sommes-nous d’accord pour mettre un point après le mot « bureau »? Quelle était votre deuxième suggestion?

Mme Idlout : De biffer le reste de la phrase.

Le coprésident (M. Iacono) : Je propose qu’il y ait une première phrase, avec un point après le mot « bureau », puis que la deuxième phrase se lise ainsi : « Celle-ci doit être détruite au plus tard à la fin de la session parlementaire. »

Mme Idlout : Le point de vue de mon parti est que les documents ne doivent pas être détruits à la fin de la session, parce que ce n’est pas la pratique courante, d’après ce que nous comprenons.

M. Liepert : Si je comprends bien mon ami, ce qu’il demande, c’est que le comité donne son aval aux coprésidents, donc pourquoi ne pas tout simplement dire : « détruite par les cogreffiers lorsque le comité les autorise à le faire, au plus tard à la fin de la session parlementaire »? Peu nous importe qui la détruit. Ce que nous voulons, c’est donner l’autorisation de la détruire en disant : « lorsque le comité les autorise à le faire, au plus tard ».

[Français]

La sénatrice Saint-Germain : Je voudrais tout simplement que la motion, telle qu’elle est amendée deux fois, soit relue au complet avant le vote.

Le coprésident (M. Iacono) : Parfait.

[Traduction]

Mme Idlout : Ce que je comprends, c’est que les transcriptions ne doivent absolument pas être détruites, parce qu’elles font partie des moyens de préservation du savoir du comité.

Le coprésident (M. Iacono) : Je dois simplement souligner qu’il s’agit des transcriptions des réunions à huis clos, donc il y a une trace.

M. Long : Monsieur le président, j’aimerais obtenir un peu de contexte. Ces motions sont les mêmes pour tous les comités, non? Ne s’agit-il pas des mêmes motions de régie interne?

Le coprésident (M. Iacono) : Oui, tout à fait. C’est ce que m’a dit le greffier, que ce sont des motions standards.

M. Long : Je crois les avoir déjà vues, au sein d’un autre comité, donc je ne comprends pas tout à fait pourquoi c’est maintenant un problème majeur. Cela dit, je propose, pour reprendre le point de M. Liepert, que nous options pour la formule suivante : « qu’elle soit détruite par les cogreffiers lorsque les coprésidents, eux-mêmes autorisés par le comité, les autorisent à le faire ».

M. Liepert : Avec tout le respect que je vous dois, vous me faites dire bien des choses qui ne sont pas nécessaires. Comme je l’ai déjà dit, peu nous importe qui détruit les documents. Ce sont ceux qui donnent l’autorisation de procéder qui importent. Si nous disons : « lorsque le comité les autorise à le faire, au plus tard », plutôt que de parler des coprésidents, cela règle le problème.

Le coprésident (M. Iacono) : Nous allons donner un instant à la greffière pour modifier le paragraphe, puis elle va nous le lire à voix haute.

La cogreffière intérimaire (Mme Anwar) : En français, la motion se lirait comme suit :

Que les cogreffiers du comité conservent une copie de la transcription de chaque réunion à huis clos pour consultation par les membres du comité ou un membre de leur personnel de bureau; qu’elle soit détruite par les cogreffiers lorsque le comité les autorise à le faire, au plus tard à la fin de la session parlementaire.

[Français]

That one copy of the transcript of each in camera meeting be kept with the joint clerks for consultation by members of the committee or by their staff, and that the transcript be destroyed by the joint clerks when authorized to do so by the committee, but no later than at the end of this parliamentary session.

M. Plamondon : Je suis d’accord avec cela, sauf que ce n’est pas obligatoire qu’elles soient détruites. On pourrait les détruire lorsque le comité décide de les détruire, c’est tout. Ce n’est pas obligatoire à la fin de la session.

Le coprésident (M. Iacono) : C’est un principe qui est adopté depuis très longtemps. C’est quelque chose qui se fait automatiquement à la fin de la session. D’après ce que la greffière me dit, pour utiliser les transcriptions, on doit avoir une autorisation du comité. À la fin de la session, le comité ne siège pas; ces transcriptions n’ont aucune valeur. Elles doivent être détruites.

Cependant, comme nous l’avons dit tout à l’heure, les séances sont enregistrées, donc il y a toujours une façon d’aller récupérer, d’aller écouter les enregistrements pour avoir une idée de ce qui s’est passé pendant une réunion de comité.

M. Plamondon : Qui juge qu’elles n’ont pas de valeur? N’est-ce pas au comité de juger si un document a de la valeur ou pas?

Je fais confiance au personnel, mais pourquoi serait-ce du personnel non élu qui déciderait de détruire des documents sans l’autorisation des membres du comité? Cela me surprend. Qu’ils nous disent simplement ce qu’ils veulent détruire, et on dira : « Oui, il y a une résolution ». Ça finirait là. Ce sont des archives qui pourraient être utilisées.

Le coprésident (M. Iacono) : Nous donnons l’autorisation — nous étant le comité —, à la fin, de les détruire ou de les utiliser.

M. Plamondon : Je suis d’accord, si c’est comme ça. Toutefois, ce n’est pas ce que vous avez dit tantôt.

Le coprésident (M. Iacono) : Je suis en mode d’apprentissage. J’apprends vite et je vous suis.

Est-ce que la motion est adoptée telle qu’elle a été modifiée? Madame la greffière, pouvez-vous la relire?

La cogreffière intérimaire (Mme Anwar) : Je vais la relire en français et en anglais :

Que les cogreffiers du comité conservent une copie de la transcription de chaque réunion à huis clos pour consultation par les membres du comité ou un membre de leur personnel de bureau, qu’elles soient détruites par les cogreffiers lorsque le comité les autorise à le faire, au plus tard à la fin de la session parlementaire.

La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais un vote à main levée parce que, personnellement, je suis du même avis de M. Plamondon et je suis contre une telle motion qui rend automatique la destruction, selon ma compréhension, de documents à la fin d’une session.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : En tant que coprésident, je souhaite préciser quelque chose. Le mot clé ici est « autorise ». Sans autorisation, il n’y a pas de destruction. Je crois que c’est aussi simple que cela. Je ne pense pas qu’il faille poursuivre cette discussion plus longtemps, chers collègues. Merci.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : Donc, on procède au vote? Est‑ce que vous voulez un vote par appel nominal ou un vote à main levée?

La sénatrice Saint-Germain : Un vote à main levée serait plus rapide.

[Traduction]

Le coprésident (M. Iacono) : Qui est en faveur? Qui est contre? La motion est adoptée.

[Français]

La motion n^o 12 est adoptée avec les amendements.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Passons à la motion n^o 13 :

Que le comité fasse publier ses délibérations dans les deux langues officielles.

Convenez-vous d’adopter la motion? Je déclare la motion adoptée.

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Je déclare la motion adoptée.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : Nous poursuivons avec la motion n^o 14 :

Qu’un avis de 48 heures soit donné avant que le comité soit saisi d’une motion de fond qui ne porte pas directement sur l’affaire que le comité étudie à ce moment; pourvu que a) l’avis de motion soit transmis aux cogreffiers du comité au plus tard à 16 heures du lundi au vendredi; que b) l’avis de motion soit distribué aux membres et aux bureaux des whips et des liaisons de chaque parti reconnu ou groupe parlementaire reconnu dans les deux langues officielles par les cogreffiers, et ce, le jour même de la réception dudit avis, lorsque celui-ci a été reçu avant l’heure limite; que c) les avis de motions transmis après l’heure limite ou pendant un jour non-ouvrable soient réputés avoir été reçus lors du prochain jour ouvrable.

Convenez-vous d’adopter la motion? Je déclare la motion adoptée.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Motion n^o 15, maintenant :

Que les cogreffiers informent chaque témoin à comparaître devant le comité que des essais techniques par l’équipe de soutien de l’Administration du Sénat ou de la Chambre doivent être effectués afin de vérifier la connectivité et l’équipement utilisé afin d’assurer la meilleure qualité sonore possible; et que les coprésidents informent le comité, au début de chaque réunion, de tout témoin qui n’a pas effectué les essais techniques requis.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Je déclare la motion adoptée.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : Nous passons à la motion n^o 16, Frais de déplacement des témoins :

Que, à la discrétion des coprésidents, le comité puisse rembourser les dépenses raisonnables de déplacement et de séjour, ou autres dépenses autorisées par le comité, d’un témoin par organisme, après présentation d’une demande de remboursement, mais que les coprésidents soient autorisés à permettre le remboursement de dépenses d’un deuxième témoin du même organisme en cas de circonstances exceptionnelles.

Convenez-vous d’adopter la motion n^o 16? Je déclare la motion adoptée.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Motion n^o 17, maintenant, Accès au cartable numérique.

Que les cogreffiers du comité soient autorisés à donner accès au cartable numérique du comité aux bureaux des whips et liaisons de chaque parti reconnu et groupe parlementaire reconnu.

Convenez-vous d’adopter la motion?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Je déclare la motion adoptée.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : Nous passons à la motion n^o 18 :

Que les cogreffiers du comité soient autorisés à prendre les dispositions nécessaires pour commander des collations et des breuvages pour le comité et ses sous-comités.

Convenez-vous d’adopter la motion? Je déclare la motion adoptée.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Nous passons maintenant au point 1, Rapport sur les motions de régie interne, de l’item n^o 19, soit Autres affaires.

Comme on l’a dit plus tôt à la motion n^o 8, ce comité a l’habitude d’adopter le premier rapport, qui aborde le mandat, le quorum et les réunions, les dispositions en l’absence de quorum, de même que l’autorisation du comité à siéger pendant les séances et ajournements du Sénat. Un rapport est donc déposé devant les deux chambres, puisque ces dispositions ne figurent pas dans nos règles.

Le mandat du comité, qui est établi dans la Loi sur le Parlement du Canada, veut normalement que le comité soit autorisé à conseiller les présidents du Sénat et de la Chambre des communes dans l’exercice de leur autorité sur la Bibliothèque du Parlement et qu’il soit habilité à faire des recommandations aux présidents des deux chambres concernant la régie de la bibliothèque et la bonne utilisation des crédits affectés par le Parlement à l’achat de documents ou objets destinés à y être déposés.

Les membres ont-ils des commentaires à faire là-dessus?

Je vais donc enchaîner avec la motion :

Que le premier rapport du comité (mandat et pouvoirs du comité) soit adopté et que les coprésidents soient chargés de présenter le rapport à leur chambre respective dès que possible.

Est-ce que les membres sont d’accord?

Des voix : D’accord.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : La motion est adoptée.

Je vais maintenant donner la parole aux membres sur toute autre affaire qu’ils souhaitent aborder.

[Français]

M. Plamondon : En ce qui concerne les travaux futurs, au point 2, je me demande si le comité ne pourrait pas rencontrer la bibliothécaire afin qu’elle nous parle du fonctionnement des bibliothèques et des rénovations au Parlement.

Elle pourrait également nous dire si, dans le nouveau Parlement, la bibliothèque fonctionnera de la même façon. Les bibliothèques situées actuellement dans les différents édifices garderont-elles le même mode d’opération?

J’aimerais qu’on nous trace un portrait des choses à venir pour ce qui est de la Bibliothèque du Parlement et des bibliothèques secondaires. Je suggère que l’on rencontre la bibliothécaire et qu’elle vienne témoigner devant le comité.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Merci beaucoup pour cette question. Mme Lank est ici aujourd’hui, mais nous n’avons pas discuté de cela avec elle. Avant de le faire, nous allons toutefois entendre les questions des sénateurs Carignan et Black.

[Français]

Le sénateur Carignan : Dans le cadre des travaux futurs, j’aimerais que l’on nous fasse une présentation sur la bibliothèque et ses services, qui nous exposerait, par exemple, le nombre d’employés, leurs rôles et leur rendement, de même qu’un organigramme, afin que nous ayons une bonne compréhension des travaux de ce groupe.

Je sais que certains aspects concernent les visiteurs, le volet touristique, la présentation du Sénat et de la Chambre des communes. J’aimerais qu’on nous trace un portrait le plus complet possible. Cela nous donnerait une idée de ce qui est fait actuellement et constituerait un bon point de départ pour la suite des choses et la gestion de cette organisation.

[Traduction]

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Merci, sénateur Carignan. Les coprésidents vont prendre cela en délibéré et faire rapport à l’ensemble du comité là-dessus une fois qu’ils auront reçu les conseils adéquats. C’est une excellente suggestion.

Le sénateur Black : Devons-nous mieux comprendre ce que fait le comité par rapport au nouveau centre d’accueil? De ce que j’en comprends, il relève de la Bibliothèque du Parlement et est en cours de construction, les travaux devant durer de nombreuses années. À quel point le comité participera-t-il à la façon dont cela sera développé au fil du temps?

Aussi, pourrions-nous prévoir la date des réunions au cours de la journée ou des jours à venir afin que nous sachions quand nous allons nous réunir à l’avenir? Merci.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Merci, sénateur Black. Là encore, deux excellents points, qui seront aussi discutés par les coprésidents et pris en délibéré.

Mme Lank a gentiment accepté de venir nous résumer rapidement les activités en cours. En ce qui a trait aux questions très précises posées plus tôt, les coprésidents vont les prendre en délibéré et feront ensuite rapport à l’ensemble du comité. Merci.

Heather P. Lank, bibliothécaire parlementaire : Messieurs les coprésidents, sénateurs et députés, je suis très heureuse d’être des vôtres aujourd’hui.

La semaine dernière, j’ai rédigé une lettre à votre attention dans laquelle je précise les réalisations de la Bibliothèque du Parlement au cours de mon mandat à titre de bibliothécaire parlementaire. Aujourd’hui, j’aimerais vous donner un aperçu de ces réalisations et de ce que nous envisageons pour l’avenir, en présumant que mon mandat en tant que bibliothécaire parlementaire, qui prend fin demain, sera renouvelé. J’espère que vous appuierez mon maintien en poste.

J’ai pris mes fonctions en juin 2018. Tout le long de mon mandat de cinq ans, quatre thèmes clés se sont dégagés : se concentrer sur les besoins des clients — donc sur vos besoins —, s’adapter au changement, assurer la sensibilisation et la collaboration, et concevoir un milieu de travail de choix.

Au cours des cinq dernières années, j’ai cherché des occasions pour la bibliothèque de dialoguer avec les parlementaires, de recevoir leur rétroaction et d’agir en conséquence. Faire bénéficier les parlementaires d’une expérience client exceptionnelle est l’un des piliers de notre Plan stratégique 2023-2028; nous avons d’ailleurs augmenté notre capacité, ce qui devrait nous aider à atteindre cet objectif. Une grande partie de la rétroaction que je reçois provient des analystes, du personnel des directions et d’autres employés de première ligne qui interagissent régulièrement avec les parlementaires et votre personnel. Nous sollicitons aussi activement la rétroaction des comités et des associations parlementaires.

De plus, nous sommes en contact de façon régulière avec les parlementaires grâce à notre programme d’ambassadeurs. Les ambassadeurs de la bibliothèque sont des employés qui offrent des séances d’information personnalisées aux parlementaires et à leur personnel sur les produits et les services de la bibliothèque. Je précise que ces employés font cela bénévolement. Ils manifestent leur intérêt pour ce rôle et l’assument en plus de leurs fonctions ordinaires. Ces séances d’information ont lieu pendant le programme d’orientation qui suit chaque élection fédérale, sur demande et de façon cyclique durant toute la durée de la législature. Jusqu’à présent, au cours de la 44^e législature, les ambassadeurs de la bibliothèque ont donné 187 séances d’information à un total de 945 personnes, dont des parlementaires et un grand nombre de membres du personnel dans les bureaux de circonscription.

Nous avons également cherché à obtenir une rétroaction plus structurée. En 2020, nous avons mené un sondage à l’échelle du Parlement pour déterminer le degré de satisfaction de la clientèle à l’égard des produits et des services de la bibliothèque pendant la pandémie de COVID-19. Nous étions loin de nous douter en 2020 que nous allions continuer à offrir ces services pendant encore un bon bout de temps. Je suis heureuse de vous signaler que 346 personnes ont répondu au sondage et que ses résultats sont très positifs. Parmi les utilisateurs de nos produits et services, 97 % se sont dits satisfaits. C’est avec plaisir que je partagerai plus d’information sur ces résultats avec les membres du comité si cela les intéresse.

À la suite du sondage, nous avons mené des entrevues individuelles avec les répondants afin d’approfondir notre compréhension de la façon dont nous pouvons mieux répondre à vos besoins.

[Français]

Au cours du dernier exercice, lorsque nous avons entrepris un renouvellement important de notre site intranet pour la clientèle parlementaire qui s’appelle Dôme, votre expérience d’utilisateur était au cœur de nos préoccupations. Nous avons sollicité la rétroaction des clients dans le cadre d’une activité d’évaluation pour nous assurer que les changements seraient bénéfiques pour les parlementaires et leur personnel. Les résultats de cet exercice de rétroaction ont contribué à éclairer la nouvelle structure de Dôme, qui a été lancée la semaine dernière.

De même, pour mieux comprendre comment les visiteurs perçoivent les visites guidées du Parlement, nous avons mis en place un sondage qui est envoyé aux visiteurs après chaque visite. Jusqu’à présent, nous avons reçu plus de 3 000 réponses et les résultats indiquent un très haut niveau de satisfaction à l’égard des visites. De fait, 98 % des visiteurs recommanderaient la visite à d’autres.

De plus, pour nous assurer que la bibliothèque fait bénéficier les parlementaires d’une expérience client exceptionnelle, j’ai travaillé activement avec mon équipe afin de rehausser notre capacité de recherche, d’augmenter notre collection, y compris nos ressources en langues autochtones, d’améliorer notre catalogue et d’offrir une variété de possibilités d’apprentissage pour vous et votre personnel.

Lorsque la pandémie a frappé, nous avons trouvé de nouvelles façons de travailler pour assurer la continuité de nos services, tout en nous préoccupant aussi de la santé et de la sécurité de nos employés. La plupart des employés de la bibliothèque sont passés au télétravail pendant la pandémie, tandis que d’autres ont continué à travailler sur place pour accomplir des tâches qui exigeaient leur présence physique sur les lieux de travail.

[Traduction]

Nous avons adapté la prestation de nos services aux besoins changeants de nos clients, que ce soit en personne, en ligne ou les deux à la fois. Par exemple, quand les associations parlementaires ont tenu des réunions virtuelles recoupant différents fuseaux horaires nationaux et internationaux, nos analystes étaient là, même si cela signifiait que nos employés travaillaient à 3 heures du matin. Je sais que vous avez eu à travailler à ces heures aberrantes, vous aussi, et nos employés étaient là pour vous soutenir. Le soutien de la bibliothèque aux comités s’est poursuivi sans interruption et, dès que les conditions en matière de santé publique l’ont permis, nos analystes sont retournés sur place pour s’acquitter de leurs fonctions importantes.

Lorsqu’il a été possible de le faire en toute sécurité, tous les employés de la bibliothèque sont retournés sur le lieu de travail, et nous avons adopté une approche de travail hybride, car nous reconnaissons que le travail sur place contribue à promouvoir l’expérience client, la collaboration, la création, les célébrations et les rapports humains. Je suis heureuse de vous signaler que la mise en œuvre de ce modèle s’est fort bien déroulée à la bibliothèque.

Nous avons commencé à offrir de nombreux services en ligne pendant la pandémie, et même si les services en personne ont repris, nous continuons à offrir ces services en ligne qui nous permettent de joindre une clientèle plus large, y compris le personnel parlementaire en région.

Pendant la pandémie, les visites guidées du Parlement ont été suspendues. En mai 2022, nous avons été ravis de reprendre les visites, accueillant une fois de plus vos visiteurs et le public à l’édifice du Sénat et à l’édifice de l’Ouest. En 2022-2023, plus de 125 000 visiteurs ont participé à une visite guidée, et nous nous attendons à ce que ce nombre augmente de façon importante cette année avec le tourisme qui reprend et les visites de l’édifice de l’Est qui recommenceront bientôt.

Pendant mon mandat, je me suis efforcée de trouver de nouvelles façons de faire connaître le Parlement aux Canadiens. Nous avons mis au point un système de billetterie en ligne convivial pour les visites guidées et nous avons lancé un service d’achat en ligne pour la boutique du Parlement. Depuis, des achats en ligne ont été effectués à l’échelle du Canada et dans 95 autres pays. L’année dernière, nous avons ajouté 44 nouveautés à la boutique, qui compte maintenant plus de 400 produits. En 2022-2023, les ventes de la boutique totalisaient plus de 550 000 $, une augmentation marquée depuis les années de pandémie, comme vous pouvez l’imaginer.

[Français]

Pour établir des liens avec ceux et celles qui n’auraient peut‑être pas l’occasion de venir visiter le Parlement, nous avons trouvé des moyens de leur faire vivre l’expérience sans avoir à se déplacer. Nous avons élaboré des ressources pédagogiques telles des articles, des vidéos et des jeux interactifs, pour aider les personnes de tous âges à se renseigner sur le rôle, l’histoire, l’art et l’architecture du Parlement.

Je suis particulièrement fière de Parlement : L’expérience virtuelle, une expérience de réalité virtuelle primée de l’édifice du Centre qui combine le photoréalisme avec des sons, des couleurs et de la lumière éclatants. L’expérience est également accessible en vidéo 360°. En 2020, elle a reçu le prix Gémeaux de la meilleure expérience interactive au Canada.

[Traduction]

Plus tôt cette année, la bibliothèque a lancé Parlement : L’expérience en classe, qui permet aux élèves de faire l’expérience du Parlement dans leur salle de classe grâce à des trousses de réalité virtuelle qui sont expédiées dans les écoles partout au pays. Jusqu’à présent, la rétroaction des enseignants a été extrêmement positive.

Cet été, nous lancerons Parlement : L’expérience immersive. Cette expérience multimédia sur place se déroulera à quelques pas de la Colline du Parlement et donnera vie à l’édifice du Centre pendant que celui-ci est fermé pour des travaux de rénovation. Je crois que cette attraction sera la plus courue en ville. J’ajouterais qu’elle est gratuite, donc ce sera vraiment l’activité la plus courue en ville. J’ai hâte de tous vous accueillir à cette expérience dès son ouverture ou à votre retour, à l’automne. Nous veillerons à ce que vous ayez le temps d’y prendre part. C’est génial et j’ai vraiment hâte de vous le faire découvrir.

Puisqu’il est question de l’édifice du Centre, nous savons que la Vision et le Plan à long terme pour la Cité parlementaire sont d’une grande importance pour le Parlement. Je sais que le sénateur Black y a fait référence en parlant du centre d’accueil du Parlement. La bibliothèque est très active dans le projet visant à faire progresser sa conception.

Je devrais peut-être toutefois corriger un peu le compte rendu, car la bibliothèque n’est pas la seule responsable du Centre d’accueil du Parlement. Nous accueillons une partie des visiteurs sur la Colline, mais, de toute évidence, nos partenaires parlementaires — le Sénat, la Chambre des communes, le Service de protection parlementaire et Approvisionnement Canada — sont les gros joueurs. La bibliothèque ne joue pas le rôle principal, mais nous sommes importants puisque nous représentons les intérêts des visiteurs, et nous voulons faire venir le plus de personnes possible à cet endroit pour leur faire vivre une expérience exceptionnelle. Je ne voudrais pas prétendre que nous sommes responsables du Centre d’accueil du Parlement. Il y a probablement beaucoup de questions auxquelles je ne pourrais pas répondre puisqu’elles sont pour nos partenaires parlementaires. C’est sans aucun doute quelque chose qui nous intéresse beaucoup pour faire vivre une expérience exceptionnelle aux Canadiens et aux autres visiteurs qui viennent sur la Colline.

Au cours des prochaines semaines, j’informerai la nouvelle Présidente du Sénat, la sénatrice Gagné, de la participation de la bibliothèque dans ce dossier très important. C’est avec plaisir que je tiendrai les parlementaires au courant des progrès réalisés.

[Français]

Toutes ces initiatives sont possibles grâce aux employés compétents et dévoués de la bibliothèque. Sachant que nos employés sont notre atout le plus important, nous avons des programmes et des outils en place pour les soutenir, qu’il s’agisse de possibilités d’apprentissage ou de perfectionnement, ou de soutien en santé mentale et en mieux-être. La diversité, l’équité et l’inclusion sont des priorités à la bibliothèque, et nous travaillons fort pour cerner les obstacles systémiques, rendre notre milieu de travail plus inclusif et approfondir nos connaissances dans ces domaines afin de mieux servir le Parlement et le public.

Je dois également souligner que d’importantes modifications législatives qui ont eu une incidence sur la bibliothèque et d’autres institutions parlementaires en tant qu’employeurs ont été apportées au cours des cinq dernières années. La bibliothèque a mis en œuvre des programmes pour veiller à ce que nous respections ces lois, y compris le Code canadien du travail, la Loi sur l’équité salariale et la Loi canadienne sur l’accessibilité.

[Traduction]

J’ai le plaisir d’annoncer qu’en février, la bibliothèque a été nommée l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale pour la deuxième année consécutive. Je suis extrêmement fière de cette réalisation, et avec mon équipe de gestion, nous nous sommes engagés à faire en sorte que la bibliothèque soit un milieu de travail de choix qui attire et maintient en poste des personnes hautement qualifiées de divers horizons.

Au cours des prochaines années, si j’ai le grand privilège de continuer d’occuper les fonctions de bibliothécaire parlementaire, je suis fermement résolue de tirer profit des réussites passées de la bibliothèque pour que nous conservions notre rôle privilégié de source préférée et sûre d’information, de recherche et de savoir pour le Parlement. Je suis convaincue que notre nouveau plan stratégique donne à la bibliothèque la direction dont elle a besoin pour faire bénéficier les parlementaires d’une expérience client exceptionnelle, offrir un accès accru au public, favoriser un milieu de travail inclusif, sain et sûr, et faire preuve d’excellence organisationnelle. Je serai guidée par les principes d’impartialité, d’agilité, de collaboration, d’inclusion et d’excellence.

Je suis très fière des nombreuses réalisations de la bibliothèque au cours de mon mandat et j’ai hâte de voir tout ce qui se profile à l’horizon pour cette institution extraordinaire. Je me réjouis à l’idée de continuer à exercer les fonctions de bibliothécaire parlementaire, et j’espère vraiment que vous m’accorderez votre soutien. Dans la négative, il faudra poser toutes ces questions à mon successeur, à qui je souhaite la meilleure des chances.

Merci beaucoup.

[Français]

Le coprésident (M. Iacono) : Merci, madame Lank, de votre allocution très intéressante. Je vous remercie également pour vos réalisations ainsi que pour le travail remarquable que vous avez fait au cours des dernières années, surtout si l’on considère tous les défis que vous avez sûrement dû surmonter afin de faire en sorte que le Parlement et le Sénat soient très bien représentés partout au Canada et dans le monde. Merci beaucoup.

[Traduction]

Les membres du comité ont-ils des questions?

[Français]

M. Plamondon : Vous avez dit que les députés sont très bien servis, et vous avez raison. On a un excellent service, mais je me rappelle que ce Comité de la Bibliothèque du Parlement, il y a quelques années, avait tenu une réunion virtuelle avec les bibliothécaires des parlements de Londres, de l’Union européenne, de Washington et de la France. Ces derniers nous décrivaient la manière dont ils travaillaient avec les députés. Tout en reconnaissant que l’on était très bien servis, il y avait quand même des éléments intéressants à retenir.

Ma question s’adresse à vous ainsi qu’aux coprésidents. Croyez-vous qu’il serait possible que des séances d’environ une heure soient organisées pour écouter ces personnalités importantes? Je crois que cela pourrait intéresser non seulement les membres du comité, mais aussi, peut-être, d’autres députés ou sénateurs. On pourrait peut-être y réfléchir dans le cadre de nos travaux futurs, si vous pensez que c’est faisable.

Mme Lank : La décision quant aux témoins, c’est une décision qui vous revient, à vous et au comité; ce ne serait pas ma décision. Cependant, pour vous rassurer, monsieur Plamondon, nous sommes en contact régulièrement avec nos collègues autour du monde. C’est une de mes responsabilités afin que l’on puisse apprendre de nos collègues et qu’ils puissent apprendre de nous. On partage des idées, des suggestions et des innovations pour mieux vous servir.

Il y a des différences entre les différents pays et parlements. Il y a des choses qu’on peut faire et qu’ils ne peuvent pas faire, et le contraire est vrai aussi. À titre de membre de la communauté de bibliothèques parlementaires, on apprend et il est certain que nous essayons toujours de trouver des choses nouvelles pour pouvoir apprendre et mieux faire notre travail.

Il est certain que les liens à l’intérieur du Canada, mais aussi à l’international, sont très importants, et c’est certainement quelque chose qui sera aussi très intéressant pour nous. S’ils viennent, on pourra suivre ce que vous apprenez pour qu’on puisse apprendre aussi.

[Traduction]

M. Long : Bonjour à mes collègues.

Madame Lank, merci de vous être jointe à nous. C’est très intéressant. Je vous remercie du travail que vous avez accompli.

Vous avez dû relever des défis. Votre mandat a commencé en juin 2018. De toute évidence, la COVID nous a tous frappés en mars 2020. Vous avez dû non seulement faire face à ces difficultés, mais aussi gérer le déménagement de l’édifice du Centre à d’autres endroits. Pouvez-vous nous parler brièvement des défis que vous avez dû relever tout au long de votre mandat? Je vous prie de nous dire si vous avez reçu un soutien adéquat de notre part.

Mme Lank : Merci beaucoup de la question.

Il ne fait aucun doute que la COVID a présenté un énorme défi, mais nous avions également un grand avantage, car nos analystes offrent leurs services aux comités et aux associations depuis longtemps et ils se déplacent, ce qui signifie que nous devions déjà faire preuve de souplesse avant que la pandémie frappe. Même s’ils n’avaient pas nécessairement toute la technologie pour offrir facilement nos services généraux et d’autres services à distance, nos analystes et les personnes qui vous aident directement étaient bien outillées avant que la pandémie frappe. En l’espace d’une fin de semaine, nous avons carrément pu effectuer la transition et éviter une interruption du service.

Cela dit, vous pouvez imaginer la fermeture immédiate des directions générales tout en veillant à ce que vous ayez encore accès à notre collection même si nous ne pouvions pas et que vous ne pouviez pas être sur place la plupart du temps. Il fallait quand même que vous puissiez obtenir tout ce que vous demandiez le plus rapidement possible comme avant. Dans ce contexte, comment pouvions-nous nous organiser? Quelles personnes devaient venir sur place, à quel moment et selon quels horaires pour assurer leur sécurité et vous servir? C’était également un énorme défi.

Nous avons un peu plus de 400 équivalents temps plein à la bibliothèque. C’est beaucoup de monde. Notre budget est d’environ 57 millions de dollars. Au cours des dernières années, étant donné que nous ne savions pas à quel moment la pandémie allait prendre fin, nous avions toujours un plan pour ce qui pouvait se produire. Le degré d’incertitude était énorme.

Il faut assurer une communication constante avec les gens. Je suis certaine que vous avez tous vécu la même expérience. Il fallait garder les gens au courant de la situation, veiller à ce qu’ils fassent activement leur travail et à ce qu’ils connaissent vos besoins. Nous avons consacré énormément de temps à la connexion et au soutien technologique nécessaires pour pouvoir vous aider. C’était un énorme défi, tout comme la prestation de services à distance d’un bout à l’autre du pays, car nous voulions vous offrir un excellent service de manière continue.

M. Long : Je vous remercie de votre réponse. Puis-je poser une autre question?

Le coprésident (M. Iacono) : Si la question est courte, car j’ai deux autres personnes qui veulent intervenir.

M. Long : Elle est courte.

Le coprésident (M. Iacono) : Allez-y.

M. Long : Vous avez parlé du sondage à l’échelle du Parlement. J’étais auparavant dans le milieu des affaires, et on fait parfois des sondages non seulement pour entendre parler de ce qui va bien, mais aussi de ce qui va mal. Qu’avez-vous appris dans les commentaires recueillis à propos des éléments que votre groupe et vous pourriez améliorer?

Mme Lank : Merci beaucoup de poser la question.

Notre plus grande faiblesse — et l’aspect sur lequel nous devons continuer d’insister — se rapporte à la sensibilisation à ce que nous faisons et à notre façon de le faire ainsi qu’aux services que nous pouvons offrir. Nous avons une formidable capacité grâce à des gens extraordinaires qui sont ici pour vous aider à mieux faire votre travail. Nous sommes ici pour vous soutenir et pour soutenir votre personnel. D’après mon expérience, je sais que les parlementaires ne se rendent pas toujours compte que la bibliothèque a une expertise politique dans tous les domaines de compétence fédérale. Nous pouvons vous aider à vérifier des faits, à obtenir des données que vous ne pourriez jamais trouver sur Google. Nous avons une collection. Nous avons un budget pour vous donner accès à des données que vous pouvez seulement obtenir parce que nous nous les procurons pour vous.

Nous pouvons faire mieux pour vous sensibiliser à tout ce que nous pouvons effectuer pour vous. C’est une des raisons pour lesquelles nous avons retravaillé notre site Web, que nous appelons Dôme. Nous l’avons rendu plus accessible pour que vous puissiez voir ce que nous faisons et les services à votre disposition. C’est la raison pour laquelle le programme des ambassadeurs a été créé, pour vous dire ce que nous pouvons faire. Parmi tous nos points faibles, c’est le plus important. On ne nous connaît pas autant qu’il le faudrait. Je veux que nous soyons plus audacieux dans notre présence et visibles pour vous afin que vous pensiez à la bibliothèque lorsque vous avez besoin de quelque chose.

M. Long : Madame Lank, merci beaucoup.

M. Ali : Madame Lank, merci d’être ici. J’aime votre passion. Il est formidable de voir à quel point cela vous tient à cœur et votre passion pour la Bibliothèque du Parlement.

J’ai déjà été membre du Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la citoyenneté et de l’immigration. J’y ai vu les efforts déployés par les analystes de la Bibliothèque du Parlement qui appuient de manière très compétente notre travail au comité. Pouvez-vous en dire plus sur le programme des analystes et sur les différents experts qui travaillent à la bibliothèque? Merci.

Mme Lank : Nous avons la chance de pouvoir attirer des analyses qui comptent parmi les plus brillants du Canada, habituellement des titulaires de maîtrises et de doctorats dans une vaste gamme de domaines, pour aider tous les parlementaires à assumer leurs différentes fonctions. Nous avons une progression dans notre processus de perfectionnement professionnel. Nous faisons venir des gens à différents niveaux. À mesure qu’ils développent leur expérience, ils peuvent ensuite grimper les échelons dans la communauté des analystes.

L’une des choses dont nous nous sommes rendu compte au fil des années, alors que le Parlement et les questions que vous étudiez deviennent de plus en plus complexes, c’est que nous avons besoin de personnes qui peuvent faire preuve de souplesse. Elles ne doivent pas être spécialisées au point de ne pouvoir examiner qu’un seul sujet, car si la discussion s’en éloigne, elles n’auront pas les connaissances nécessaires. Nous avons besoin de personnes qui veulent toujours apprendre et acquérir une nouvelle expertise.

Nous avons mis sur pied nos équipes de façon à ce qu’elles soient multidisciplinaires. Des questions qui portaient auparavant sur les affaires étrangères se rapportent maintenant aux affaires étrangères, à l’immigration et à l’environnement. Les choses sont très interreliées et complexes. Les membres de notre personnel doivent être en mesure de comprendre ces choses, de collaborer et de vous donner l’analyse dont vous avez besoin. Nous avons cette cohorte d’experts qui collaborent avec des chercheurs, des bibliothécaires et d’autres analystes. Nous déplaçons des gens dans ces équipes pour vous offrir le soutien dont vos comités et vos associations ont besoin.

La principale chose que les gens doivent savoir — et c’est lié à la nécessité d’être plus visible —, c’est que la bibliothèque est l’endroit où travailler lorsqu’on veut appuyer le Parlement et la démocratie parlementaire. J’ai mentionné dans mes notes l’importance du recrutement et du maintien en poste. Nous devons informer les gens sur ce que nous faisons et sur l’immense honneur de servir le Sénat et la Chambre des communes et de participer à la démocratie canadienne. On ne peut pas faire mieux. Nous voulons que les personnes les plus brillantes au pays, dans toute sa diversité, viennent vous offrir leurs services ici. Nos analystes sont au premier plan dans ce rôle. Je suis très chanceuse de les avoir dans mon entourage.

Le sénateur Black : Merci beaucoup d’être ici, madame Lank.

Mes commentaires proviennent du Groupe des sénateurs canadiens. Nous nous sommes rencontrés il y a quelques semaines et nous avons parlé de la Bibliothèque du Parlement. J’aimerais vous faire part de ces commentaires.

Le travail effectué par les analystes de la Bibliothèque du Parlement affectés aux comités sénatoriaux est essentiel. Ils offrent des notes d’information importantes pour les réunions et ils préparent les premières versions des rapports des comités sur des études spéciales et des observations pour les projets de loi. Les femmes et les hommes qui appuient les parlementaires sont de véritables professionnels. Nous ne pourrions pas faire notre travail sans eux.

On a toutefois observé une diminution de la qualité du travail. Mes collègues m’ont dit que les analyses sont moins approfondies qu’elles ne l’étaient. Les notes d’information sont devenues plus génériques pour les études. Les rapports sont plus superficiels et ne contiennent que des résumés des témoignages.

De plus, selon eux — comme nous l’ajoutons ensuite —, les analystes de la Bibliothèque du Parlement étaient auparavant affectés aux mêmes comités sénatoriaux pendant de nombreuses années. Ils se familiarisaient avec le travail du comité et développaient une excellente relation de travail avec les sénateurs. Un degré de confiance très élevé s’établit au fil du temps. Il semble maintenant y avoir un grand roulement de personnel parmi les employés de la Bibliothèque affectés aux comités. Est-ce un problème de recrutement?

Auriez-vous l’obligeance de répondre à ces commentaires? Merci.

Mme Lank : Merci, sénateur Black.

Nous sommes toujours reconnaissants des commentaires formulés à propos de notre travail. Les commentaires des sénateurs sur les différents produits font effectivement partie des choses auxquelles nous accordons de l’importance, que ce soit aux comités ou dans les associations. Il est très difficile de répondre de manière générale.

Nous aspirons très sérieusement à l’excellence. Nous voulons vous offrir ce qu’il vous faut, et s’il y a un produit qui n’est pas à la hauteur, je vous invite — je vous encourage — alors à faire part de vos besoins aux analystes ou à leur dire que c’est trop vaste, pas assez concis ou peu importe la situation. Nous pouvons seulement nous améliorer si vous communiquez avec nous. J’espère que la situation vécue par certains de vos collègues est une exception peu courante, mais comme je l’ai dit, la sensibilisation, la formulation de commentaires et la communication sont des priorités pour moi. Je vous demanderais d’en parler avec les analystes. Si vous n’êtes toujours pas satisfaits par la suite, je vous prie de communiquer avec moi ou avec un membre de mon équipe de haut niveau pour nous indiquer que vous n’obtenez pas ce que vous voulez, que vous voulez que quelque chose soit fait différemment.

Pour ce qui est du roulement de personnel, nous comprenons parfaitement l’importance d’assurer une continuité quand c’est possible, pour obtenir le savoir institutionnel, une connaissance de l’histoire du comité et les relations nécessaires. On connaît les personnes autour de la table. On connaît les présidents. Mais vous pouvez probablement comprendre, sans aucun doute, qu’il y a des défis pas tant en ce qui concerne le recrutement et le maintien en poste, mais en ce qui a trait aux niveaux élevés d’absentéisme pour des choses comme les congés parentaux. La COVID a également eu des répercussions. Un certain nombre de personnes ont dû prendre congé pour différentes raisons.

Nous essayons d’affecter nos ressources le mieux possible. Cela signifie parfois qu’il faut déplacer des gens. Nous comprenons que les parlementaires aiment avoir une continuité, mais lorsqu’on offre des services à plus de 60 organes parlementaires et qu’on n’a pas des milliers d’employés à notre disposition, on est encore limité. Nous avons moins de 100 analystes, et nous essayons de les affecter aux bons endroits. Ce n’est parfois pas l’idéal pour un comité, mais cela peut vouloir dire qu’un comité spécial nouvellement créé peut obtenir des services ou qu’une autre association chargée d’une priorité clé peut s’y attaquer.

C’est un grand casse-tête. Nous faisons de notre mieux. Ce n’est pas parfait. Je suis certaine que nous commettons parfois des erreurs, et je m’en excuse. Mais je peux vous assurer que nous faisons de notre mieux pour répondre à tous vos besoins du mieux que nous le pouvons.

Le sénateur Black : Merci. Je vais transmettre vos observations.

M. Melillo : Merci d’être ici et de nous exposer votre point de vue. Il semble y avoir beaucoup de travaux intéressants en cours, et nous vous sommes très reconnaissants d’avoir fait le point là‑dessus.

J’ai une question sur le processus concernant les questions inscrites au Feuilleton et, plus précisément, les réponses. D’après ce que je comprends, les membres du public ne peuvent pas vraiment consulter ces réponses à moins que le membre du comité qui a posé la question s’en serve sur les médias sociaux ou ailleurs. Y a-t-il des discussions ou des travaux qui portent sur la modernisation de ce processus au moyen d’un portail en ligne ou de quelque chose de semblable pour accroître la transparence et l’accessibilité à cet égard?

Mme Lank : Je vous remercie de la question.

Je suis très heureuse que vous l’ayez posée, car ce printemps, je suis ravie de pouvoir vous dire que ces documents sont dorénavant à la disposition du public dans notre catalogue. On peut donc certainement les consulter. Nous avions noté que les parlementaires voulaient accroître l’accès à ces documents du Parlement et aux documents déposés, et les membres du public peuvent dorénavant les consulter sans devoir passer par le bureau d’un parlementaire. C’est dans notre catalogue. C’est une de nos grandes réalisations. Notre équipe a fait un travail formidable pour que ce soit possible. Je suis très heureuse de pouvoir répondre que nous avons effectivement innové. Nous l’avons fait. On peut maintenant les consulter.

Mme Idlout : [Mots prononcés dans une langue autochtone] Je remercie les coprésidents, et je voulais aussi vous remercier. J’ai recours aux services de la Bibliothèque du Parlement, et je tiens absolument à mentionner que tout ce que je reçois est excellent. Je comprends votre mandat qui consiste à nous remettre votre travail. Les services que vous rendez sont excellents, et je vous en suis donc très reconnaissante.

Lorsque vous parlez du recrutement, vous recrutez des gens qui excellent, des titulaires de maîtrises et de doctorats. Je pense que nous savons tous que le système d’éducation actuel est encore très colonial et qu’il y a encore beaucoup de travail à faire pour enseigner l’histoire autochtone dans les écoles, ce qui signifie que les gens que vous recrutez n’ont pas assez d’expérience ou de formation relativement à l’aspect autochtone de l’histoire. À la Bibliothèque du Parlement et dans le cadre de votre mandat qui consiste à nous fournir des renseignements, quel type d’efforts déployez-vous pour qu’une plus grande partie de votre travail tienne compte de cet aspect caché du Canada alors que nous nous efforçons tous d’accorder plus de place à l’histoire autochtone? Vous pouvez peut-être notamment parler de ce que vous faites pour embaucher des Autochtones qui se joindront à l’équipe et qui contribueront ainsi à ce que la Bibliothèque du Parlement comptent un plus grand nombre de membres des Premières Nations, de Métis et d’Inuits parmi ses rangs, surtout au Comité des affaires autochtones et du Nord? Je suis toujours satisfaite des excellents documents qui nous sont remis. Dans le cadre de votre mandat, pouvez-vous nous dire quels sont vos plans d’avenir à cet égard?

Mme Lank : Je vous remercie beaucoup de la question.

C’est une question à laquelle nous avons longuement réfléchi et qui nécessitera encore énormément de travail pour trouver la meilleure façon d’aller de l’avant. En tant qu’organisation et en tant qu’individus, nous savons que nous avons beaucoup à apprendre. Nous avons déployé beaucoup d’efforts au cours de mon mandat pour accroître notre propre sensibilisation aux réalités autochtones. À tous les échelons de l’organisation, y compris les plus élevés, nous sommes nombreux à avoir pris le temps de faire des cours en ligne, de suivre des formations et de développer nos propres connaissances, car nous ne savons pas ce que nous ne savons pas. Nous sommes conscients de l’énorme lacune dans nos propres connaissances.

Au cours des dernières années, nous avons consacré beaucoup de temps à notre propre sensibilisation et nous avons commencé à penser à ce que nous pouvons faire en tant qu’organisation pour créer un environnement qui est non seulement accueillant et inclusif pour tout le monde, mais qui est aussi connu comme un endroit où les Autochtones veulent travailler. Y a-t-il des barrières systémiques que nous ne connaissons pas et que nous devons éliminer? Avec qui pouvons-nous établir des partenariats dans les universités ou ailleurs pour nouer des liens de confiance? Car les gens ne veulent pas travailler dans une organisation qui ne leur inspire pas confiance. Vous avez parlé de l’histoire coloniale. Eh bien, que pouvons-nous accomplir à la Bibliothèque du Parlement pour en faire un endroit où les Autochtones, les membres des Premières Nations et les Inuits veulent venir travailler et où ils veulent ensuite rester en poste?

Nous nous penchons là-dessus, et nous avons consulté des Autochtones, y compris des dirigeants, pour leur demander ce que nous pouvons faire mieux? Nous y avons pensé dans une optique de développement de notre collection. Nous avons amélioré le contenu de notre collection grâce à des titres autochtones et à des documents en langues autochtones. Nous ne faisons que commencer.

Je me réjouis de cette occasion d’échanger puisque vous avez des idées et des collègues qui ont pensé à des moyens pour établir des liens avec nos différentes communautés afin de pouvoir inclure des gens qui reflètent la diversité du Canada. C’est un cheminement que nous suivons en nous appuyant sur la sensibilisation, la communication et une expertise. Il nous reste encore beaucoup de chemin à faire, et je suis ouverte à vos suggestions. Nous allons continuer d’aller de l’avant et d’apprendre, de grandir et de nous améliorer, et de faire venir des gens qui possèdent cette richesse que l’on peut partager avec les comités, les associations et les parlementaires. J’espère que c’est utile.

Le coprésident (M. Iacono) : Madame Lank, je vous remercie pour tout le temps que vous avez pris pour répondre aux questions. J’apprécie votre passion. C’est avec plaisir que nous vous avons écoutée, et nous sommes impatients de travailler avec vous.

M. Long : Monsieur le président, j’aimerais lire une motion :

Que le comité recommande le renouvellement du mandat de Heather Lank à titre de bibliothécaire parlementaire et que les coprésidents informent leur Chambre respective de la recommandation du comité à la première occasion.

Merci.

Le coprésident (M. Iacono) : Merci, monsieur Long. Je vais demander à la greffière de la lire en anglais puis de répondre aux questions.

[Français]

La cogreffière intérimaire (Mme Anwar) : Que le comité recommande le renouvellement du mandat de Heather Lank à titre de bibliothécaire parlementaire et que les coprésidents informent leur Chambre respective de la recommandation du comité à la première occasion.

M. Plamondon : Le premier ministre a annoncé aujourd’hui que son mandat est renouvelé pour cinq ans. Vous l’avez devant vous.

Le coprésident (M. Iacono) : Cela, ce sont les documents relatifs à la nomination. Il faut quand même le faire devant les deux Chambres.

Cela a déjà été fait au Sénat la semaine dernière, le premier ministre l’a annoncé aujourd’hui, mais à la Chambre des communes, cela n’a pas encore été fait.

M. Plamondon : En tout cas — d’accord.

Le coprésident (M. Iacono) : C’est une question de procédures.

Y a-t-il d’autres questions?

Donc, est-ce que la motion est adoptée?

Des voix : D’accord.

[Traduction]

Le coprésident (M. Iacono) : Madame Lank, votre mandat est renouvelé. Félicitations.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Y a-t-il d’autres travaux aujourd’hui?

M. Long : Je propose de lever la séance.

Le coprésident (le sénateur Ravalia) : Comme il n’y a plus de travaux, au nom de mon coprésident, je déclare la séance levée. Merci.

(La séance est levée.)