Sur motion de Raymonde Saint-Germain, il est convenu, — Que Mohamed-Iqbal Ravalia soit élu coprésident (Sénat) du Comité.

Sur motion de Jenica Atwin, il est convenu, — Que Angelo Iacono soit élu coprésident (Chambre des communes) du Comité.

Sur motion de Chris Warkentin, il est convenu, — Que Eric Duncan soit élu premier vice-président du Comité.

Sur motion de Eric Melillo, il est convenu, — Que Louis Plamondon soit élu second vice-président du Comité.

Les coprésidents font des déclarations.

Il est convenu, — Que le Comité retienne, au besoin et à la discrétion des coprésidents, les services d’un ou de plusieurs analystes de la Bibliothèque du Parlement pour l’aider dans ses travaux.

Il est convenu, — Que les coprésidents soient autorisés à prendre des décisions au nom du Comité relativement au programme, à inviter les témoins et à établir l’horaire des audiences et que les coprésidents fassent rapport de ses décisions au Comité; que les coprésidents, au nom du Comité, dirigent le personnel de recherche dans la préparation d’études, d’analyses, de résumés et d’ébauches de rapports.

Il est convenu, — Que les coprésidents soient autorisés à diriger le travail des agents de communication affectés au Comité pour l’élaboration de plans et de produits de communication, s’il y a lieu, et à demander les services de la Direction des communications du Sénat et de l’équipe des Médias sociaux de la Chambre des communes pour promouvoir leur travail.

Il est convenu, — Que : (a) son quorum soit fixé à six membres, à condition que les deux Chambres soient représentées et qu’un membre d’un parti ou groupe parlementaire reconnu non gouvernemental et un membre du gouvernement soient présents chaque fois qu’il y a une mise aux voix ou qu’une résolution ou une autre décision est prise; (b) que les coprésidents soient autorisés à tenir des séances pour recevoir des témoignages et à les faire publier en l’absence de quorum, à condition qu’au moins trois membres soient présents, dont un membre d’un parti ou groupe parlementaire reconnu non gouvernemental et un membre du gouvernement pourvu que les deux Chambres soient représentées.

Il est convenu, — Que les cogreffiers du Comité soient autorisés à distribuer aux membres du Comité seulement des documents qui sont disponibles dans les deux langues officielles; que tous les documents présentés dans le cadre des travaux du Comité et qui ne proviennent pas d’un ministère fédéral, des bureaux des députés ou sénateurs, ou qui n’ont pas été traduits par le Bureau de la traduction, soient préalablement soumis à une révision linguistique par le Bureau de la traduction avant d’être distribués aux membres.

Il est proposé que les témoins qui comparaissent devant le Comité disposent de dix (10) minutes pour faire leur déclaration préliminaire; et que le temps alloué pour chaque question posée aux témoins soit de cinq (5) minutes.

Après débat, Louis Plamondon propose que la motion soit modifiée dans la version française pour correspondre avec la version anglaise.

La motion, telle que modifié dans la version française, mise aux voix, est adoptée.

La motion, telle que modifiée, se lit comme suit :

Il est convenu que les témoins qui comparaissent devant le Comité disposent de dix (10) minutes pour faire leur déclaration préliminaire; et que le temps alloué pour chaque intervenant lors des questions aux témoins soit de cinq (5) minutes.

Il est convenu, — Que, à moins qu’il en soit ordonné autrement, chaque membre du Comité soit autorisé à être accompagné d’un membre du personnel aux réunions à huis clos et, pour la Chambre des communes, qu’une autre personne de chaque bureau des agents supérieurs de la Chambre soit autorisée à être présente et pour le Sénat, que le leader ou le facilitateur du gouvernement et de chaque parti ou groupe parlementaire reconnu ait droit à un membre supplémentaire du personnel lors de ces réunions.

Il est proposé que les cogreffiers du Comité conservent une copie de la transcription de chaque réunion à huis clos pour consultation par les membres du Comité ou un membre de leur personnel de bureau; qu’elle soit détruite par les cogreffiers lorsque les coprésidents les autorisent à le faire, au plus tard à la fin de la session parlementaire.

Après débat, il est proposé que la motion soit modifiée par ce qui suit :

Que les cogreffiers du Comité conservent une copie de la transcription de chaque réunion à huis clos pour consultation par les membres du Comité ou un membre de leur personnel de bureau; qu’elle soit détruite par les cogreffiers lorsque le Comité les autorise à le faire, au plus tard à la fin de la session parlementaire.

Après débat, la motion amendée, mise aux voix au moyen d’un vote à main levée, est adoptée.

Il est convenu, — Que, le Comité fasse publier ses délibérations dans les deux langues officielles.

Il est convenu, — Qu’un avis de 48 heures soit donné avant que le Comité soit saisi d’une motion de fond qui ne porte pas directement sur l’affaire que le Comité étudie à ce moment; pourvu que a) l’avis de motion soit transmis aux cogreffiers du Comité au plus tard à 16 heures du lundi au vendredi; que b) l’avis de motion soit distribué aux membres et aux bureaux des whips et des liaisons de chaque parti reconnu ou groupe parlementaire reconnu dans les deux langues officielles par les cogreffiers, et ce, le jour même de la réception dudit avis, lorsque celui-ci a été reçu avant l’heure limite; que c) les avis de motions transmis après l’heure limite ou pendant un jour non-ouvrable soient réputés avoir été reçus lors du prochain jour ouvrable.

Il est convenu, — Que les cogreffiers informent chaque témoin à comparaitre devant le Comité que des essais techniques par l’équipe de soutien de l’Administration du Sénat ou de la Chambre doivent être effectués afin de vérifier la connectivité et l’équipement utilisé afin d’assurer la meilleure qualité sonore possible; et que les coprésidents informent le Comité, au début de chaque réunion, de tout témoin qui n’a pas effectué les essais techniques requis.

Il est convenu, — Que, à la discrétion des coprésidents, le Comité puisse rembourser les dépenses raisonnables de déplacement et de séjour, ou autres dépenses autorisées par le Comité, d’un témoin par organisme, après présentation d’une demande de remboursement, mais que les coprésidents soient autorisés à permettre le remboursement de dépenses d’un deuxième témoin du même organisme en cas de circonstances exceptionnelles.

Il est convenu, — Que les cogreffiers du Comité soient autorisés à donner accès au cartable numérique du Comité aux bureaux des whips et liaisons de chaque parti reconnu et groupe parlementaire reconnu.

Il est convenu, — Que les cogreffiers du Comité soient autorisés à prendre les dispositions nécessaires pour commander des collations et des breuvages pour le Comité et ses Sous-comités.

Le Comité entreprend l'examen d'un projet de rapport sur le mandat et les pouvoirs du Comité.

Il est convenu, — Que le premier rapport du Comité (mandat et pouvoirs du Comité) soit adopté et que les coprésidents soient chargés de présenter le rapport à leur Chambre respective dans les plus brefs délais.

Le Comité entreprend une discussion sur leur travaux futurs

À 11 h 44, la réunion est suspendue.

À 11 h 47, la réunion reprend.

Le Comité invite Heather P. Lank à comparaitre.

Heather P. Lank fait une déclaration et répond aux questions.

Wayne Long propose, — Que le Comité recommande le renouvellement du mandat de Heather P. Lank à titre de bibliothécaire parlementaire et que les coprésidents informent leurs Chambres respectives de la recommandation du Comité à la première occasion.

La motion, mise aux voix, est adoptée.