Procès-verbal

Le Conseil interparlementaire mixte (CIM) se réunit aujourd’hui, à 16 h 07, dans la pièce 356-S de l’édifice du Centre, sous la présidence de l’honorable David Tkachuk, sénateur.

Représentant le Sénat : Les honorables David Tkachuk et Carolyn Stewart Olsen, sénateurs.

Représentant la Chambre des communes : Andrew Scheer, Marcel Proulx, Mario Laframboise, Chris Charlton et Leon Benoit, députés.

Présents :

De la Direction des affaires internationales et interparlementaires : Ian McDonald, greffier principal adjoint, Associations parlementaires; Gérald Lafrenière, greffier principal adjoint, Échanges parlementaires; Marie-Andrée Rainville, gestionnaire, Finances et administration.

Du Sénat : Julie Pilon, gestionnaire, Politique financière, planification et rapports corporatifs, Direction des finances et de l’approvisionnement.

De la Chambre des communes : Céline Laflamme, gestionnaire, Planification financière, Politiques et planification financière; Gilles Larocque, conseiller financier principal, Politiques et planification financière; Henriette Labonté, conseillère financière principale, Politiques et planification financière.

1. Adoption du procès-verbal :

Sur une motion de Mme Charlton, le procès-verbal de la réunion du 9 mars 2011 est adopté.

2. Demande de budget supplémentaire de l’APF :

À la demande du président, le greffier fait brièvement le point sur la demande de budget supplémentaire de la Section canadienne de l’Assemblée parlementaire de la francophonie (AFP), que le CIM a examinée à sa réunion du 2 mars dernier. La Section canadienne demande des fonds supplémentaires pour participer à un séminaire à l’intention les parlements des pays d’Afrique occidentale et équatoriale, qui aura lieu au Burkina Faso et portera sur les lois visant à contrer la violence faite aux filles et aux femmes.

Après obtention de plus amples renseignements sur la situation financière de l’Association, on a déterminé qu’il ne manquait qu’une modique somme pour que la sénatrice et le secrétaire de l’Association puissent prendre part au séminaire, et ce, sans devoir utiliser les fonds qui avaient été mis de côté par le CIM pour que la sénatrice puisse y assister. Par conséquent, à la demande de la présidente de la Section canadienne de l’APF, les coprésidents du CIM, conformément à l’article 3.5 du Guide de gestion financière et de politique des associations parlementaires, conviennent d’accorder un montant ne dépassant pas 1 000 $ afin que l’Association dispose des fonds suffisants pour prendre part au séminaire.

Après discussion, les membres conviennent d’avaliser l’allocation budgétaire présentée par les coprésidents du CIM.

3. Budgets des associations (2011-2012) :

Le CIM poursuit sa réunion à huis clos. Toutes les associations ont présenté leur demande de budget pour l’exercice 2011-2012 au CIM au cours de ses deux dernières réunions. À la demande du président, le greffier donne un aperçu de diverses options possibles pour répartir les fonds disponibles.

Après discussion, il est convenu que les fonds d’exploitation soient répartis entre les associations conformément à l’option numéro 3 (reproduite ci‑après), en fonction des activités prévues jusqu’au 30 septembre 2011.

4. Conférence de l’APF (2013) :

À la demande du président, le greffier donne un bref aperçu de la demande formulée par le Comité exécutif de la Section canadienne de l’APF d’organiser la session annuelle de l’Association à Ottawa, en juillet 2013.  Le greffier informe aussi les membres du CIM des considérations concernant les ressources et le moment choisi pour la tenue de la session.

Après discussion, les membres du Conseil sont d’avis que la tenue d’une autre activité de cette ampleur en juillet 2013 alourdirait grandement la charge de travail des ressources limitées affectées aux conférences parlementaires, étant donné que ces ressources devront être consacrées entièrement à la Conférence de l’Union interparlementaire que le Parlement du Canada accueillera à Québec, en octobre 2012.  Par conséquent, le Conseil, par le truchement de ses coprésidents, informera le Comité exécutif de la Section canadienne de l’APF qu’il donne son accord de principe pour que le Parlement du Canada soit l’hôte de la Session annuelle en juillet 2014; pour approbation finale.  Le Comité exécutif est tenu de présenter, le moment venu, l’analyse de rentabilité habituelle au CIM, laquelle est ensuite présentée aux deux comités de régie interne.

Les membres conviennent également que le coût de la Session annuelle, estimé à 406 500 $, soit absorbé par le budget 2014-2015 du CIM.

5. Avances de voyage et indemnités journalières :

À la demande du président, le greffier donne les grandes lignes d’un document du cahier d’information dans lequel on propose des changements à la politique concernant les indemnités journalières accordées avant les activités des associations parlementaires.

Après discussion, il est convenu que la pratique soit, pour toutes les associations parlementaires, de ne plus accorder d’avances de voyage aux délégués.

6. Varia :

À la demande du président, le greffier présente une vue d’ensemble d’un document distribué à la réunion qui explique en détail les changements proposés à la politique concernant la révision de la pratique des comités exécutifs des associations parlementaires consistant à traiter par courriel des motions à l’étude.

Après discussion, sur une motion de M. Benoit, il est convenu que la pratique actuelle qui consiste, pour les comités exécutifs, à prendre des décisions par courrier électronique soit modifiée comme suit :

• lorsque le vote se fait par courriel, chaque membre du Comité exécutif doit indiquer clairement, par un oui ou par un non, s’il est pour ou contre la motion à l’étude;

• pour qu’une décision soit valable, il faut qu’elle ait été prise non seulement à la majorité des votes, mais conformément aux règles de l’association concernant le quorum.  Par exemple, le nombre de participants requis pour qu’il y ait quorum doit correspondre au nombre minimum de votes requis pour prendre une décision et, conformément à la constitution de l’association, comporter au moins un membre de chacune des chambres;

• on doit accorder suffisamment de temps aux membres du Comité exécutif pour examiner une motion, et leur laisser au moins un jour ouvrable (24 heures bien comptées), 48 heures ou plus de préférence, pour voter;

• si le nombre de réponses par courriel est insuffisant, on jugera qu’il y a absence de quorum et la motion sera alors retirée en raison d’un manque de votes;

• les votes reçus après le délai indiqué dans la motion ne seront pas acceptés;

• le ou la secrétaire d’association annoncera par courriel au groupe le résultat du vote électronique;

• tous les votes auxquels on procède de cette manière doivent être inclus dans le procès-verbal de la prochaine réunion du Comité exécutif sous la rubrique « Décisions prises par des moyens électroniques depuis la dernière réunion du Comité exécutif, le (date) ».  Doivent aussi être indiqués la motion comme telle et le résultat du vote, ainsi que le mode de scrutin employé, afin que la décision soit consignée officiellement.

À 16 h 19, la séance du Conseil est levée jusqu’à nouvelle convocation des coprésidents.

Le greffier,

Eric Janse