(Amendé le 27 mars 1996, le 24 avril 2002, et le 28 novembre 2007)
1. Nom :
L'organisme
est connu sous le nom de "Groupe interparlementaire Canada-Japon".
2. Buts :
La Section
canadienne du Groupe interparlementaire Canada-Japon a pour but de favoriser
les échanges entre parlementaires japonais et canadiens, de proposer des
initiatives pouvant susciter une meilleure compréhension mutuelle des problèmes
bilatéraux et multilatéraux, et de travailler au développement de la
coopération entre les deux pays dans tous les secteurs.
3. Membres :
(1) Tous les
membres du Sénat et de la Chambre des communes du Canada peuvent devenir membre
du Groupe, sur présentation d'une demande et après règlement d'une cotisation
nominale.
(2) Les
présidents du Sénat et de la Chambre des communes, qui sont membres d'office,
sont les présidents honoraires du Groupe. Les chefs de parti ainsi que les
leaders en Chambre des partis politiques officiels des deux Chambres des
communes sont vice-présidents honoraires à titre consultatif et sans droit de
vote.
4. Exercice Financier :
L'exercice
financier de la Section canadienne correspond à l'année financière,
c'est-à-dire qu'il commence le 1er jour d'avril et se termine le 31 mars
suivant.
5. Assemblée générale
annuelle :
(1) Le Groupe
tient une Assemblée générale annuelle dans les 60 jours civils qui suivent
l’ouverture d’une nouvelle législature.
(2)
L'Assemblée générale annuelle de la Section canadienne se réunit au moins une
fois par exercice financier. Le Comité exécutif, ou dix membres de la Section
canadienne, peuvent convoquer une assemblée générale des membres sur dépôt d'un
avis écrit donnant un délai minimum de deux semaines. Le quorum de l'Assemblée
est de 15 membres, à condition que le Sénat et la Chambre des communes soient
tous les deux représentés. L'Assemblée générale :
a) élit les
membres du Comité exécutif ;
b) reçoit le
rapport sommaire des dépenses de l’exercice précédent et reçoit des
coprésidents le rapport écrit de ses activités pour l’année ;
c) modifie,
le cas échéant, sur préavis d’une semaine, les Statuts du Groupe par un vote
des deux tiers des membres présents ;
d) fait des
suggestions et adopte des résolutions conformes aux buts que poursuit le Groupe
;
e) expédie
toute autre affaire.
(3) Pour voter,
les parlementaires doivent être membres de l’association depuis sept jours au
moins avant l’AGA. Une fois la date limite dépassée, les noms de tous les
parlementaires autorisés à voter doivent être inscrits sur une liste des
électeurs.
(4) L’élection
est présidée par un parlementaire qui n’est pas candidat à un poste à
l’exécutif de l’association et dont le nom provient d’une liste ayant reçu
l’approbation du Président du Sénat et du Président de la Chambre des communes.
(5) Les
élections se déroulent au scrutin secret avec l’aide du secrétaire
administratif et d’employés de la Direction des affaires internationales et
interparlementaires.
(6) L’urne est
placée bien en vue et chaque parlementaire y dépose lui-même son bulletin de
vote.
6. Assemblée générale
extraordinaire :
Une Assemblée
générale extraordinaire peut être convoquée à n'importe quel moment par les
coprésidents ou dix membres du Groupe canadien. L'avis de convocation doit
être donné comme pour une assemblée générale annuelle ordinaire. Cette
assemblée s'occupe exclusivement de la question figurant sur l'avis de
convocation.
7. Comité exécutif:
(1) Le Comité
exécutif du Groupe s'occupe de la direction générale des affaires du Groupe et
fait rapport de son activité à chaque assemblée générale annuelle.
(2) Le Comité
exécutif est formé des dix membres élus suivants :
a) deux
coprésidents, un du Sénat et un de la Chambre des communes. La durée du mandat
des deux coprésidents est de deux ans, avec possibilité de réélection; le
coprésident de la Chambre étant élu les années impaires et le coprésident du
Sénat, les années paires;
b) deux
vice-présidents, un sénateur et un député;
c) six autres
membres.
(3) Ses
membres doivent être des membres en règle du Groupe.
(4) Chaque
Chambre et chaque parti politique officiel du Parlement canadien est représenté
au sein du Comité exécutif.
(5) Le Comité
exécutif se réunit sur convocation des coprésidents ou de quatre de ses
membres.
(6) Les
coprésidents s'acquitte des fonctions normalement liées à sa charge, et
notamment celle de présider les réunions du Comité exécutif et de l'Assemblée
générale des membres.
(7) Le Comité
exécutif se réunit au moins deux fois par exercice. Le quorum est de cinq
membres. Il s'acquitte des tâches suivantes :
a) convoquer
et diriger les réunions ;
b) organiser
des échanges interparlementaires ;
c) rédiger et
présenter un budget et des états financier annuels ;
d) déposer
régulièrement des rapports au Parlement et aux présidents, selon le cas ;
e) au besoin,
soumettre des rapports aux membres ;
f) préparer
et mettre en œuvre le programme d'activités du Groupe;
g) établir un
plan de travail et le présenter à l’Assemblée générale;
h) autoriser
toutes les activités, y compris les déplacements, ajoutées au plan de travail
de l’association au cours de l’année;
i) convoquer
l’AGA.
(8) Le Comité
exécutif peut remplacer, pour le reste de l'exercice, l'un de ses membres qui
n'a pas la capacité ou le désir de s'acquitter de ses fonctions.
8. Comité des candidatures :
(1) Un Comité des
candidatures est créé en vue de l'élection du Comité exécutif. Il est formé
des membres suivants :
a) Les
coprésidents et les vice-présidents ;
b) Les Whips
des deux Chambres.
(1.1) Le
secrétaire de l’association distribue les formulaires de candidature à tous les
membres de l’Association.
(2) Le Comité
des candidatures se réunit sur convocation de ses coprésidents pour soumettre à
l'Assemblée générale annuelle les noms de tous les membres qui ont été proposés
et pour recommander un Exécutif.
(3) D'autres
mises en candidature peuvent être reçues de, ou au nom de, tout membre du
Groupe. Elles doivent être soumises par écrit au secrétaire administratif, qui
les transmet aussitôt au Comité des candidatures. Ces mises en candidature
doivent être accompagnées d'une déclaration comme quoi le candidat est disposé
à occuper le poste s'il est élu, et présentées au secrétaire administratif au
moins trois jours ouvrables avant la tenue de l'Assemblée générale
annuelle.
(4) Les mises
en nomination sur le parquet de l’AGA ne seront acceptées que pour les postes
pour lesquels il n’y a aucun candidat.
9. Représentation du Groupe
:
(1) Chaque
fois qu'une occasion de représenter le Groupe à une réunion au Canada ou à
l'étranger se présente, les membres en sont informés par écrit.
(2) Tout
membre a le droit de se porter candidat pour faire partie du groupe de
représentants, sous réserve:
a) du nombre
de places disponibles ;
b) du dépôt
d'un formulaire de demande approuvé par le Comité exécutif et joint à l'avis ;
c) de la
décision du Comité de sélection.
10. Comité
de sélection:
(1) Un Comité
de sélection est créé pour choisir les membres appelés à représenter le Groupe
aux termes de l'article 9.
(2) Il est
formé des membres suivants :
a) Les
coprésidents et les vice-présidents ;
b) Les Whips
de tous les partis officiels de chaque Chambre.
(3) Les
membres sont informés, dans la mesure du possible de la composition de chaque
Comité de sélection. Un nouveau Comité de sélection est formé chaque fois
qu'il est question de représenter le Groupe.
(4) Dans son
choix, le Comité de sélection doit :
a) dans toute
la mesure du possible, assurer une représentation équitable:
i) du Sénat
et de la Chambre des communes;
ii) des
partis politiques officiels dans chacune des Chambres du Parlement;
b) trouver un
juste équilibre entre les membres de chacun des groupes et notamment, tout en
assurant une certaine continuité, donner aux nouveaux membres qualifiés
l'occasion d'être choisis;
c) choisir
les membres qui contribueront au succès de la réunion, et qui s'engageront à
assister à toutes les séances d'information préliminaires, au Canada ou à
l'étranger.
11. Secrétaire administratif :
Le secrétaire
administratif du groupe est un officier de la Direction générale des affaires
internationales et interparlementaires du Parlement. Le secrétaire
administratif relève du Comité exécutif, et plus spécialement du président, il
gère les activités du Groupe et établit et coordonne les ressources
additionnelles nécessaires au soutien de ses activités, il est secrétaire
administratif des délégations du Groupe à l'étranger.
12. Dissolution du Parlement :
En cas de
dissolution du Parlement, le Comité exécutif expédie les affaires du Groupe
jusqu'à ce qu'un nouveau comité exécutif soit élu, en veillant à respecter les
politiques et procédures énoncées dans le guide de gestion financière et de
politique des associations parlementaires.