RÈGLEMENT DE LA SECTION CANADIENNE DE L’APC

(Adoptée à la réunion spéciale du 9 mai 2007)

1. NOM ET SIÈGE SOCIAL

La section s’appelle la « Section canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth ». Elle a son siège à la Direction des affaires internationales et interparlementaires dans les édifices du Parlement à Ottawa.

2. STATUT

Elle a le statut d’une section aux termes de l’article 4 des statuts de l’Association parlementaire du Commonwealth, dont le siège est à Londres, en Angleterre (ci-après « l’Association »).

Les sections canadiennes des provinces et des territoires qui font partie de l’Association sont reconnues comme étant des groupes distincts et autonomes. La Section canadienne reconnaît sa communauté d’intérêts avec les sections provinciales qui font toutes parties avec elle de la même région. Elle reconnaît qu’elle sera chargée de les aider, si on le lui demande.

3. OBJECTIFS

(a) Réaliser, en ce qui relève de sa compétence, les objectifs de l’Association tels qu’ils sont exposés à l’article 3 de la constitution (voir l’annexe du présent règlement).

(b) Coordonner ses activités avec celles de l’Association.

(c) Collaborer avec toutes les autres sections du Commonwealth.

(d) Assurer une coordination efficace des activités de la Section canadienne avec celles d’autres sections canadiennes, notamment :
(i) désigner un représentant de la région ou des représentants au bureau de l’Association;
(ii) participer à la Conférence régionale annuelle;
(iii) faire des échanges avec les autres sections de la région canadienne et celles des régions d’outre-mer; (
(iv) préparer et informer les délégués de la Section canadienne et des sections canadiennes des provinces et des territoires pour les réunions et échanges organisés par l’Association ou d’autres régions ou sections de l’Association;
(v) accueillir au niveau fédéral-provincial des membres d’autres sections de l’Association en visite.

(e) Assurer la liaison avec le gouvernement fédéral et les partis politiques reconnus qui sont représentés au Parlement du Canada.

(f) Participer à toutes les activités ayant pour but, en général, de servir les intérêts de la Section et de ses membres ainsi que ceux des membres de sections de sa région.

4. FINANCEMENT

Le financement de l’Association sera assuré par :

(a) les cotisations des membres;

(b) des fonds provenant du Parlement.

5. ADHÉSION

Tout sénateur ou député pourra devenir membre de la Section en payant la cotisation annuelle.

6. MEMBRES HONORAIRES

Le bureau de la Section peut, à sa discrétion, accorder le titre de membre honoraire. Les membres honoraires ont le droit d’assister aux réunions de la Section, mais n’y ont pas droit de vote. Ils ont aussi les privilèges que le bureau peut décider, à l’occasion, de leur accorder. Ils ne peuvent pas être élus au bureau de la Section, ni être désignés comme délégués.

7. COTISATION

Le montant de la cotisation des membres sera fixé conformément aux directives du Conseil interparlementaire mixte.

8. DROITS ET PRÉROGATIVES DES MEMBRES

Les membres de la Section ont droit de :

(a) faire partie de la Section canadienne de l’Association;

(b) élire chaque année les membres du bureau;

(c) être informés de toutes les invitations que la Section a reçues en vue de se faire représenter à toutes les activités de l’Association, de toute région, section ou organisme;

(d) demander à ce que leur nom figure dans la réponse de la Section à ces invitations conformément au « mode de désignation des délégués »;

(e) jouir de toutes les prérogatives accordées aux membres de l’Association lorsqu’ils se rendent dans d’autres sections affiliées;

(f) recevoir gratuitement toutes les publications de l’Association;

(g) utiliser les services du Centre parlementaire de consultation et de référence qui se trouve au siège de l’Association.

9. MODE DE DÉSIGNATION DES DÉLÉGUÉS

Sur approbation de son budget par le CIM, le bureau se réunira pour déterminer son degré de participation à chacune des activités prévues dans son plan de travail pour l’exercice en question.

Si l’on connaît le nom des membres qui prévoient participer à chacune de ces activités, on consignera leurs noms au procès-verbal de la réunion et on les fera approuver par les whips.

Pour tous les autres postes vacants de délégués, on suivra le processus suivant :

(a) Un avis de toute invitation ou occasion de représenter la Section à une réunion sera adressé à chaque membre, et une copie de cet avis sera envoyée aux bureaux des whips des deux chambres.

(b) Le président de l’Association procédera à la désignation des délégués en concertation avec les whips de tous les partis ou leurs représentants désignés au Sénat et à la Chambre des communes.

(c) Les membres qui souhaitent représenter la Section pourront présenter leur demande au moyen de la formule convenue, en fournissant les renseignements qui y sont demandés.

(d) Le président de la section sera nommé d’office chef d’une délégation de la Section à n’importe quelle conférence plénière de l’Association ou autrement par décision du bureau.

(e) Le processus de sélection tiendra compte des considérations suivantes :
- l’aptitude à représenter la Section avec compétence pour une mission déterminée;
- la connaissance des affaires du Commonwealth et l’intérêt manifesté pour ces affaires;
- la reconnaissance de l’expérience dans les questions de l’Association parlementaire du Commonwealth conjuguée avec le principe d’échanger les occasions pour représenter la Section parmi ses membres;
- l’assiduité aux réunions de la Section, la participation à l’accueil des délégations invitées et aux réunions avec ces délégations, et le fait de pouvoir assister aux séances d’information.

(f) Un des principes fondamentaux de la sélection sera d'assurer au plus grand nombre de membres possible l'occasion de représenter la Section aux manifestations de l'Association à tous les niveaux. Il sera cependant tenu compte aussi de l'importance de constituer au sein de la Section un groupe de membres qui, dans une certaine mesure, participeront continuellement de diverses façons aux affaires de l'Association.

(g) La composition de la délégation tiendra compte des considérations suivantes :
(i) la part proportionnelle du budget de fonctionnement de la Section versée individuellement par le Sénat et la Chambre des communes;
(ii) la représentation proportionnelle des partis politiques au Sénat et à la Chambre des communes respectivement.

À la condition également que, lorsque ces proportions ne sont pas parfaitement gardées dans une année donnée, des rajustements soient apportés dans les années suivantes.

(h) Lorsqu’une délégation est très réduite pour une raison quelconque et qu’il n’est pas possible de désigner des remplaçants, le président sera autorisé à pourvoir les postes vacants après avoir consulté le whip du parti concerné. Si un parti est incapable de désigner un délégué, le bureau sera consulté pour décider s’il faut pourvoir le poste avec un membre d’un autre parti ou le laisser vacant

10. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES

(a) Une assemblée générale annuelle des membres devra avoir lieu chaque exercice financier dans la capitale nationale au cours de la session du Parlement. Une AGA doit avoir lieu dans les 60 jours civils suivant l’ouverture d’une nouvelle législature. Le bureau ou dix membres de l’Association peuvent convoquer une assemblée générale sur envoi au secrétaire exécutif d'un avis écrit donnant un délai minimum de deux semaines. L’assemblée générale :
- élit les membres du bureau
- reçoit du président un rapport sommaire des dépenses de l’exercice financier précédent ainsi qu’un rapport écrit des activités de l’Association pour l’exercice en cours
- modifie, au besoin et sur avis d’une semaine, le Règlement de l’Association sur un vote des deux tiers des membres présents
- fait des suggestions et adopte des résolutions conformes aux objectifs de l’Association
- expédie toute autre affaire.

(b) L’avis électronique devra être adressé à tous les membres à leur bureau du Parlement et leur parvenir au moins dix jours de séance à l'avance. L’avis devra indiquer la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, tout changement proposé au Règlement ainsi que le processus de mise en candidature.

(c) Le scrutin se fera par bulletin secret.

(d) Le quorum d’une assemblée générale sera de 20 membres ou du tiers du total des membres, selon le nombre le moins élevé, attendu que les deux chambres soient représentées.

11. ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES

(a) Le bureau ou dix membres de l’Association peuvent convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur envoi au secrétaire exécutif d'un avis écrit donnant un délai minimum de deux semaines. L’assemblée extraordinaire ne traitera que du sujet ou des sujets mentionnés dans l'avis de convocation.

(b) L'avis électronique devra être adressé à tous les membres à leur bureau du Parlement et leur parvenir au moins dix jours à l'avance. L’avis devra indiquer la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, tout changement proposé au Règlement, ainsi que le processus de mise en candidature.

(c) Le scrutin se fera par bulletin secret.

(d) Le quorum d’une assemblée extraordinaire sera de 20 membres ou du tiers du total des membres, selon le nombre le moins élevé, attendu que les deux chambres soient représentées

12. LE BUREAU

(a) Le bureau de la Section se composera du Président du Sénat et du Président de la Chambre des communes en leur qualité de membres honoraires, ainsi que des membres élus.

(b) L’assemblée générale annuelle doit élire les membres du bureau de façon qu’il se compose d’au plus 16 membres (à l’exception du poste d’office de président sortant), proportionnellement à la part du budget de fonctionnement de la Section auquel contribuent respectivement le Sénat et la Chambre des communes.

(c) Le bureau se réunira au moins deux fois l’an pour :
(i) diriger et gérer les affaires et le budget de l’Association selon les décisions prises lors de ses assemblées générales et les directives du Conseil interparlementaire mixte
(ii) élaborer un plan de travail et le présenter à l’assemblée générale
(iii) approuver les activités, y compris les déplacements, ajoutées au plan de travail de l’Association au cours de l’année
(iv) convoquer l’assemblée générale annuelle
(v) préparer une ébauche de budget pour l’exercice financier à venir et le présenter au Conseil interparlementaire mixte
(vi) présenter des rapports aux membres selon les besoins
(vii) veiller à ce que des rapports réguliers soient présentés au Sénat et à la Chambre des communes, conformément aux règles et à la pratique des deux chambres.

(d) Le quorum des réunions du bureau sera de cinq membres ou de 30 % des membres du bureau.

13. LES MEMBRES DU BUREAU

(a) Les membres du bureau de la Section nommés d’office seront les suivants :
(i) Le Président du Sénat et le Président de la Chambre des communes seront présidents honoraires et membres honoraires de la Section;
(ii) Le premier ministre et le chef de l’Opposition officielle de la Chambre des communes seront vice-présidents honoraires et membres honoraires de la Section.

(b) Les membres élus au bureau de la Section qui seront élus lors de chaque assemblée générale seront :
(i) Le président, qui est l'agent exécutif en chef de la Section. Il aura pour fonction de : (a) convoquer les réunions du bureau et des membres de la Section conformément au présent Règlement; (b) présider les réunions; (c) diriger les affaires de la Section en consultation avec les membres élus du bureau de la Section.
(ii) Le président sortant sera un membre ex-officio du bureau de la Section.
(iii) Deux vice-présidents, soit, dans la mesure du possible, un représentant par chambre et dont au moins un, dans la mesure du possible, représente un parti de l’opposition. Les vice-présidents aideront le président dans l’exercice de ses fonctions et le remplaceront en cas d’absence ou d’empêchement.
(iv) Les treize autres membres seront choisis, dans la mesure du possible, en fonction de la représentation des partis reconnus au Sénat et à la Chambre des communes.

(c) Le bureau nommera un membre de la Section pour occuper, jusqu’à la fin du mandat non expiré, tout poste vacant au sein du Comité.

(d) Le Comité demeure en fonction jusqu’à l’élection d’un nouveau bureau.

14. CANDIDATURES et ÉLECTION DU BUREAU

a) Le secrétaire de l’Association envoie les formulaires de candidature à tous les membres avec l’avis de convocation.

b) Les candidatures doivent être reçues au moins trois jours de séance avant l’assemblée générale annuelle. Le secrétaire fait rapport des candidatures reçues et les rend publiques après la période de mise en candidature.

c) Pour voter, les parlementaires doivent être membres de l’Association depuis sept jours au moins avant l’AGA. Une fois la période de mise en candidature terminée, le nom de tous les parlementaires autorisés à voter est inscrit sur une liste des électeurs.

d) Seules les candidatures aux postes pour lesquels il n’y a aucun candidat seront acceptées à l’AGA.

e) L’élection est présidée par un parlementaire choisi dans une liste approuvée par les Présidents du Sénat et de la Chambre des communes et qui n’est pas candidat à un poste au bureau de l’Association. Les élections se déroulent au scrutin secret avec l’aide du secrétaire de l’Association et d’employés de la Direction des affaires internationales et interparlementaires.

f) L’urne est placée bien en vue et chaque parlementaire y dépose lui-même son bulletin de vote.

15. LE SECRÉTAIRE EXÉCUTIF

Le secrétaire exécutif est nommé par le greffier adjoint de la Direction des affaires internationales et interparlementaires sous réserve de confirmation par le bureau. Il devra rendre compte d’une façon générale au président et au bureau du soutien administratif lié aux activités de la Section. Il sera secrétaire de l'assemblée générale annuelle, des assemblées extraordinaires et de tous les comités de la Section.

16. RÈGLEMENT DE LA SECTION

(a) La Section pourra, avec l'assentiment des deux tiers des membres présents habilités à voter lors d'assemblées générales ou spéciales convoquées aux fins suivantes :
(i) adopter les statuts et règlements, en conformité avec la constitution de l'Association, qui peuvent à l'occasion être nécessaires au bon fonctionnement et à la direction de ses affaires et les modifier au besoin;

(b) La Section enverra un exemplaire de son Règlement au Secrétaire général de l'Association et l'avisera de toute modification ou toute addition apportée au Règlement.

17. ANNÉE D’EXPLOITATION DE LA SECTION

L’exercice de la Section coïncide avec l’année financière débutant le premier avril et se terminant le trente et un mars de l’année suivante.

18. DISSOLUTION DU PARLEMENT

En cas de dissolution du Parlement, le bureau continue de s’occuper des affaires de l’Association jusqu’à l’élection d’un nouveau bureau, en veillant à respecter les politiques et procédures énoncées dans le guide de gestion financière et de politique des associations parlementaires.