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STATUTS

(Amendé le 27 mars 1996, le 24 avril 2002, et le 28 novembre 2007)

Nom :
L'organisme est connu sous le nom de "Groupe interparlementaire Canada-Japon".
Buts :
La Section canadienne du Groupe interparlementaire Canada-Japon a pour but de favoriser les échanges entre parlementaires japonais et canadiens, de proposer des initiatives pouvant susciter une meilleure compréhension mutuelle des problèmes bilatéraux et multilatéraux, et de travailler au développement de la coopération entre les deux pays dans tous les secteurs.
Membres :
1. Tous les membres du Sénat et de la Chambre des communes du Canada peuvent devenir membre du Groupe, sur présentation d'une demande et après règlement d'une cotisation nominale.
2. Les présidents du Sénat et de la Chambre des communes, qui sont membres d'office, sont les présidents honoraires du Groupe. Les chefs de parti ainsi que les leaders en Chambre des partis politiques officiels des deux Chambres des communes sont vice-présidents honoraires à titre consultatif et sans droit de vote.
Exercice Financier :
L'exercice financier de la Section canadienne correspond à l'année financière, c'est-à-dire qu'il commence le 1er jour d'avril et se termine le 31 mars suivant.
Assemblée générale annuelle :
1. Le Groupe tient une Assemblée générale annuelle dans les 60 jours civils qui suivent l’ouverture d’une nouvelle législature.
2. L'Assemblée générale annuelle de la Section canadienne se réunit au moins une fois par exercice financier. Le Comité exécutif, ou dix membres de la Section canadienne, peuvent convoquer une assemblée générale des membres sur dépôt d'un avis écrit donnant un délai minimum de deux semaines. Le quorum de l'Assemblée est de 15 membres, à condition que le Sénat et la Chambre des communes soient tous les deux représentés. L'Assemblée générale :
  1. élit les membres du Comité exécutif ;
  2. reçoit le rapport sommaire des dépenses de l’exercice précédent et reçoit des coprésidents le rapport écrit de ses activités pour l’année ;
  3. modifie, le cas échéant, sur préavis d’une semaine, les Statuts du Groupe par un vote des deux tiers des membres présents ;
  4. fait des suggestions et adopte des résolutions conformes aux buts que poursuit le Groupe ;
  5. expédie toute autre affaire.
3. Pour voter, les parlementaires doivent être membres de l’association depuis sept jours au moins avant l’AGA. Une fois la date limite dépassée, les noms de tous les parlementaires autorisés à voter doivent être inscrits sur une liste des électeurs.
4. L’élection est présidée par un parlementaire qui n’est pas candidat à un poste à l’exécutif de l’association et dont le nom provient d’une liste ayant reçu l’approbation du Président du Sénat et du Président de la Chambre des communes.
5. Les élections se déroulent au scrutin secret avec l’aide du secrétaire administratif et d’employés de la Direction des affaires internationales et interparlementaires.
6. L’urne est placée bien en vue et chaque parlementaire y dépose lui-même son bulletin de vote.
Assemblée générale extraordinaire :
Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à n'importe quel moment par les coprésidents ou dix membres du Groupe canadien. L'avis de convocation doit être donné comme pour une assemblée générale annuelle ordinaire. Cette assemblée s'occupe exclusivement de la question figurant sur l'avis de convocation
Comité exécutif :
1. Le Comité exécutif du Groupe s'occupe de la direction générale des affaires du Groupe et fait rapport de son activité à chaque assemblée générale annuelle.
2. Le Comité exécutif est formé des dix membres élus suivants :
  1. deux coprésidents, un du Sénat et un de la Chambre des communes. La durée du mandat des deux coprésidents est de deux ans, avec possibilité de réélection; le coprésident de la Chambre étant élu les années impaires et le coprésident du Sénat, les années paires;
  2. deux vice-présidents, un sénateur et un député;
  3. six autres membres.
3. Ses membres doivent être des membres en règle du Groupe.
4. Chaque Chambre et chaque parti politique officiel du Parlement canadien est représenté au sein du Comité exécutif.
5. Le Comité exécutif se réunit sur convocation des coprésidents ou de quatre de ses membres.
6. Les coprésidents s'acquitte des fonctions normalement liées à sa charge, et notamment celle de présider les réunions du Comité exécutif et de l'Assemblée générale des membres.
7. Le Comité exécutif se réunit au moins deux fois par exercice. Le quorum est de cinq membres. Il s'acquitte des tâches suivantes :
  1. convoquer et diriger les réunions ;
  2. organiser des échanges interparlementaires ;
  3. rédiger et présenter un budget et des états financier annuels ;
  4. déposer régulièrement des rapports au Parlement et aux présidents, selon le cas ;
  5. au besoin, soumettre des rapports aux membres ;
  6. préparer et mettre en œuvre le programme d'activités du Groupe;
  7. établir un plan de travail et le présenter à l’Assemblée générale;
  8. autoriser toutes les activités, y compris les déplacements, ajoutées au plan de travail de l’association au cours de l’année;
  9. convoquer l’AGA.
8. Le Comité exécutif peut remplacer, pour le reste de l'exercice, l'un de ses membres qui n'a pas la capacité ou le désir de s'acquitter de ses fonctions.
Comité des candidatures :
1. Un Comité des candidatures est créé en vue de l'élection du Comité exécutif. Il est formé des membres suivants :
  1. Les coprésidents et les vice-présidents ;
  2. Les Whips des deux Chambres.
2. Le secrétaire de l’association distribue les formulaires de candidature à tous les membres de l’Association.
3. Le Comité des candidatures se réunit sur convocation de ses coprésidents pour soumettre à l'Assemblée générale annuelle les noms de tous les membres qui ont été proposés et pour recommander un Exécutif.
4. D'autres mises en candidature peuvent être reçues de, ou au nom de, tout membre du Groupe. Elles doivent être soumises par écrit au secrétaire administratif, qui les transmet aussitôt au Comité des candidatures. Ces mises en candidature doivent être accompagnées d'une déclaration comme quoi le candidat est disposé à occuper le poste s'il est élu, et présentées au secrétaire administratif au moins trois jours ouvrables avant la tenue de l'Assemblée générale annuelle.
5. Les mises en nomination sur le parquet de l’AGA ne seront acceptées que pour les postes pour lesquels il n’y a aucun candidat.
Représentation du Groupe :
1. Chaque fois qu'une occasion de représenter le Groupe à une réunion au Canada ou à l'étranger se présente, les membres en sont informés par écrit.
2. Tout membre a le droit de se porter candidat pour faire partie du groupe de représentants, sous réserve:
  1. du nombre de places disponibles ;
  2. du dépôt d'un formulaire de demande approuvé par le Comité exécutif et joint à l'avis ;
  3. de la décision du Comité de sélection.
Comité de sélection :
1. Un Comité de sélection est créé pour choisir les membres appelés à représenter le Groupe aux termes de l'article 9.
2. Il est formé des membres suivants :
  1. Les coprésidents et les vice-présidents ;
  2. Les Whips de tous les partis officiels de chaque Chambre.
3. Les membres sont informés, dans la mesure du possible de la composition de chaque Comité de sélection. Un nouveau Comité de sélection est formé chaque fois qu'il est question de représenter le Groupe.
4. Dans son choix, le Comité de sélection doit :
  1. dans toute la mesure du possible, assurer une représentation équitable:
    1. du Sénat et de la Chambre des communes;
    2. des partis politiques officiels dans chacune des Chambres du Parlement;
  2. trouver un juste équilibre entre les membres de chacun des groupes et notamment, tout en assurant une certaine continuité, donner aux nouveaux membres qualifiés l'occasion d'être choisis;
  3. choisir les membres qui contribueront au succès de la réunion, et qui s'engageront à assister à toutes les séances d'information préliminaires, au Canada ou à l'étranger.
Secrétaire administratif :
Le secrétaire administratif du groupe est un officier de la Direction générale des affaires internationales et interparlementaires du Parlement. Le secrétaire administratif relève du Comité exécutif, et plus spécialement du président, il gère les activités du Groupe et établit et coordonne les ressources additionnelles nécessaires au soutien de ses activités, il est secrétaire administratif des délégations du Groupe à l'étranger.
Dissolution du Parlement :
En cas de dissolution du Parlement, le Comité exécutif expédie les affaires du Groupe jusqu'à ce qu'un nouveau comité exécutif soit élu, en veillant à respecter les politiques et procédures énoncées dans le guide de gestion financière et de politique des associations parlementaires.