Statuts

Modifié à l’Assemblée générale du 3 mars 2009

1. Nom    

L'organisme est connu sous le nom de « Association interparlementaire Canada-Royaume-Uni ».

2. Buts   

L'Association interparlementaire Canada-Royaume-Uni a pour but de promouvoir les échanges entre les parlementaires britanniques et canadiens, afin de favoriser une meilleure compréhension des différences de fonctionnement entre les parlements de nos pays respectifs et d'accroître la coopération entre les parlementaires sur des questions d'intérêt commun au sein des organismes internationaux et sur des questions de préoccupation nationales.

3. Membres    

1. Tous les membres du Sénat et de la Chambre des communes du Canada peuvent devenir membre de l'Association, sur présentation d'une demande et après règlement d'une cotisation annuelle.
2. Les présidents du Sénat et de la Chambre des communes, qui sont membres d'office, sont les présidents honoraires de l'Association. Les chefs de parti ainsi que les leaders en Chambre des partis politiques officiels des deux Chambres des communes sont vice-présidents honoraires à titre consultatif et sans droit de vote.

4. Exercice financier    

L'exercice financier de l'Association correspond à l'année financière, c'est-à-dire qu'il commence le 1er jour d'avril et se termine le 31 mars suivant.

5. Assemblée générale annuelle    

1. Une assemblée générale annuelle des membres devra avoir lieu chaque exercice financier dans la capitale nationale au cours de la session du Parlement. Une AGA doit avoir lieu dans les 60 jours civils suivant l’ouverture d’une nouvelle législature. Le Comité exécutif ou 10 membres de l’Association peuvent convoquer une assemblée générale sur envoi au secrétaire administratif d'un avis écrit d’au moins deux semaines. L’assemblée générale :
   • élit les membres du Comité exécutif;
   • reçoit du président un rapport sommaire des dépenses de l’exercice financier précédent ainsi qu’un rapport écrit des activités de l’Association pour l’exercice en cours;
   • modifie, au besoin et sur avis d’une semaine, les statuts de l’Association sur un vote des deux tiers des membres présents;
   • fait des suggestions et adopte des résolutions conformes aux objectifs de l’Association;
   • expédie toute autre affaire.
2. L’avis électronique devra être adressé à tous les membres à leur bureau du Parlement et leur parvenir au moins 10 jours de séance à l'avance. L’avis devra indiquer la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, tout changement proposé aux Statuts ainsi que le processus de mise en candidature.
3. Le scrutin se fera par bulletin secret.
4. Le quorum d’une assemblée générale sera de 20 membres ou du tiers du total des membres, selon le nombre le moins élevé, attendu que le Sénat et la Chambre des communes sont représentés.

6. Assemblée générale extraordinaire    

Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à n'importe quel moment par le président ou dix membres de l'Association. L'avis de convocation doit être donné comme pour une assemblée générale annuelle ordinaire. Cette assemblée s'occupe exclusivement de la question figurant sur l'avis de convocation.

7. Comité exécutif   

1. Le Comité exécutif est composé de 11 membres (30 % des membres provenant du Sénat et 70 % de la Chambre des communes) élus à l’Assemblée générale annuelle pour occuper les postes établis par la constitution de l’Association.
2. Les membres doivent être des membres en règle de l'Association et ne peuvent présider une autre association parlementaire.
3. Chaque parti politique reconnu est représenté au sein du Comité exécutif proportionnellement à sa représentation dans chaque chambre; rien n’empêche un sénateur ou député indépendant d’être membre du Comité exécutif.
4. Autant que faire se peut étant donné la nécessité de représenter chaque parti politique au Comité exécutif, ainsi que la taille des partis, les membres ne sont pas admis à siéger au Comité exécutif de plus d’une association parlementaire.
5. Le vice-président, au besoin, assume les fonctions du président si ce dernier ne peut ou ne veut s’en acquitter. Le premier vice-président est le représentant de la Chambre, autre que le président.
6. Si le président est un sénateur, les deux vices-présidents sont des députés, selon l’ancienneté à la Chambre des communes, mais l’inverse n’est pas vrai.
7. Le Comité exécutif se réunit sur convocation du président ou de quatre membres.
8. Le quorum est fixé au tiers des membres du Comité exécutif, jusqu’à concurrence de cinq personnes, à condition que chaque chambre soit représentée.

8. Fonctions du Comité exécutif   

Le Comité exécutif se réunit au moins deux fois par année pour :

1. Diriger et gérer les affaires et le budget de l’Association en conformité avec les décisions prises aux assemblées générales et avec les directives du Conseil interparlementaire mixte.
2. Autoriser toutes les activités, y compris les déplacements, ajoutées au plan de travail de l’Association au cours de l’année.
3. Convoquer l’AGA.
4. Établir un projet de budget pour l’exercice à venir et le présenter au Conseil interparlementaire mixte.
5. Faire rapport aux membres, s’il y a lieu.
6. Veiller à faire régulièrement rapport au Sénat et à la Chambre des communes, conformément à leurs règles et usages respectifs.

Le Comité exécutif peut remplacer pour le reste de son mandat tout membre qui ne peut ou ne veut pas s’acquitter de ses fonctions.

9. Comité des candidatures   

1. Un Comité des candidatures est créé en vue de l'élection du Comité exécutif. Il est formé des membres suivants :
   1. Le président, les vice-présidents;
   2. Les whips des deux Chambres.
2. Le Comité des candidatures se réunit sur convocation de son président pour soumettre à l'Assemblée générale annuelle les noms de tous les membres qui ont été proposés et pour recommander un Comité exécutif.
3. D'autres mises en candidature peuvent être reçues de, ou au nom de, tout membre de l'Association. Elles doivent être soumises par écrit au secrétaire administratif, qui les transmet aussitôt au Comité des candidatures. Ces mises en candidature doivent être accompagnées d'une déclaration comme quoi le candidat est disposé à occuper le poste s'il est élu, et présentées au secrétaire administratif au moins 48 heures avant la tenue de l'Assemblée générale annuelle.
4. Des candidatures peuvent être proposées lors de l'Assemblée générale annuelle.

10. Candidatures et élection du Comité exécutif    

1. Le secrétaire administratif envoie les formulaires de candidature à tous les membres avec l’avis de convocation.
2. Les candidatures doivent être reçues au moins 3 jours de séance avant l’Assemblée générale annuelle. Le secrétaire administratif fait rapport des candidatures reçues et les rend publiques après la période de mise en candidature.
3. Pour voter, les parlementaires doivent être membres de l’Association depuis sept jours au moins avant l’AGA. Une fois la période de mise en candidature terminée, le nom de tous les parlementaires autorisés à voter est inscrit sur une liste des électeurs.
4. Seules les candidatures aux postes pour lesquels il n’y a aucun candidat seront acceptées à l’AGA.
5. L’élection est présidée par un parlementaire choisi dans une liste approuvée par les Présidents du Sénat et de la Chambre des communes et qui n’est pas candidat à un poste au Comité exécutif de l’Association. Les élections se déroulent au scrutin secret avec l’aide du secrétaire administratif et d’employés de la Direction des affaires internationales et interparlementaires.
6. L’urne est placée bien en vue et chaque parlementaire y dépose lui-même son bulletin de vote.

11. Représentation de l'Association    

1. Chaque fois qu'une occasion de représenter l'Association à une réunion au Canada ou à l'étranger se présente, les membres en sont informés par écrit.
2. Tout membre a le droit de se porter candidat pour faire partie du groupe de représentants, sous réserve :
   1. du nombre de places disponibles;
   2. du dépôt d'un formulaire de demande approuvé par le Comité exécutif et joint à l'avis;
   3. de la décision du Comité de sélection.

12. Comité de sélection   

1. Après que le CIM a approuvé le budget, le Comité exécutif se réunit pour déterminer le niveau de participation à chacune des activités figurant dans son plan de travail pour l’exercice.
2. Les noms des membres qui participeront à chacune de ces activités, s’ils sont connus, sont consignés à la réunion et transmis aux whips aux fins d’approbation.
3. S’il reste des places dans la délégation, l’Association peut faire appel à l’ensemble de ses membres en vue de faire désigner des délégués par les whips de chaque parti, compte tenu de la nécessité d’envoyer de solides délégations canadiennes aux conférences internationales.
4. Les critères suivants servent à guider le Comité de sélection.
5. Trouver un juste équilibre entre les membres de chacun des groupes et notamment donner aux nouveaux membres qualifiés l'occasion d'être choisis.
6. Choisir les membres qui contribueront au succès de la réunion, et qui s'engageront à assister à toutes les séances d'information préliminaires, au Canada ou à l'étranger.
7. Si une vacance se produit au sein d'une délégation déjà choisie, le Comité exécutif peut la combler après consultation des whips des deux Chambres.

13. Secrétaire administratif    

Le secrétaire administratif de l'Association est un membre de la Direction des affaires internationales et interparlementaires désigné par le greffier adjoint de la Direction. Il relève du Comité exécutif, et plus spécialement du président; il gère les activités de l'Association et établit et coordonne les ressources additionnelles nécessaires au soutien de ses activités, et il est secrétaire des délégations de l'Association à l’étranger.

14. Règles de procédure    

Les réunions de l'Association sont régies par la procédure et les usages du Parlement canadien.

15. Dissolution du Parlement    

En cas de dissolution du Parlement, le Comité exécutif en fonction expédie les affaires de l'Association jusqu'à ce qu'un nouveau comité exécutif soit élu, en veillant à respecter les politiques et procédures énoncées dans le Guide de la gestion et des politiques financières des associations parlementaires.