Procès-verbal

Le Conseil interparlementaire mixte se réunit à huis clos, à 9 heures, en mode hybride, sous la présidence de l’honorable Raymonde Saint-Germain, sénatrice, et de Chris d’Entremont, député.

Représentants du Sénat : L’honorable Percy E. Downe et l’honorable Raymonde Saint-Germain.

Représentants de la Chambre des communes : Michael Cooper, Chris d’Entremont, Francis Drouin, Marilène Gill, Lindsay Mathyssen, l’honorable David McGuinty, Lianne Rood, Ruby Sahota et Marc Serré.

Présents

De la Direction des affaires internationales et interparlementaires
Cynara Corbin, greffière principale adjointe, Associations parlementaires
Julie Geoffrion, greffière principale adjointe, Associations parlementaires, conférences et logistique
Marie-Ève Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole

Du Sénat
Stéphanie Giroux, conseillère financière, Direction des finances et de l’approvisionnement

De la Chambre des Communes
Samuel Maheu, conseiller en gestion financière, Planification financière

De la Bibliothèque du Parlement
Frédéric Forge, directeur principal par intérim, Division de l’économie, des ressources et des affaires internationales
Laura Barnett, gestionnaire principale, Droits de la personne, immigration et citoyenneté
Nicole Sweeney, gestionnaire principale, Affaires internationales

1. Approbation du procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion du 30 octobre 2023 est adopté.

2. Assemblées générales annuelles de 2024

Le Conseil discute des problèmes continus d’accès aux ressources pendant les semaines de séance et de leur incidence sur les assemblées générales annuelles.

Il est convenu, – Que les associations et les groupes interparlementaires tiennent une assemblée générale annuelle en format virtuel d’ici le 26 avril 2024; et que tout renvoi dans les constitutions des associations et des groupes concernant l’élection d’un comité exécutif soit interprété de manière cohérente avec la nature virtuelle des délibérations.

3. Maximisation de l’enveloppe budgétaire globale des associations

Le Conseil discute des stratégies visant à maximiser l’utilisation de l’enveloppe budgétaire des associations parlementaires pour les exercices 2023-2024 et 2024-2025.

Il est convenu, – Qu’un autre exercice de réaffectation ait lieu à la fin du mois de janvier 2024, que les associations disposant d’excédents budgétaires soient tenues de fournir un plan d’utilisation concret et que, en l’absence d’un tel plan, le Conseil demande à l’association de remettre les fonds afin de les réaffecter aux associations qui demandent des fonds supplémentaires.

Il est convenu, – Que lorsque des demandes de financement seront reçues au cours du quatrième trimestre de l’exercice, le Conseil puisse les examiner par vote électronique si une réunion n’est pas prévue dans les prochains jours.

Il est convenu, – Que les associations parlementaires soient autorisées à dépasser, lors de leurs prévisions, le budget qui leur est alloué d’un maximum de 10 000 $.

4. Séance d’information avec Affaires mondiales

Il est convenu, – Que le personnel invite la ministre des Affaires étrangères et des responsables du ministère à une séance d’information avec les présidents des associations parlementaires, qui se tiendra au cours de la prochaine année.

À 9 h 51, la séance est levée jusqu’à une nouvelle convocation du Conseil par les coprésidents.

Jeremy LeBlanc

Le Greffier