Procès-verbal

Le Conseil interparlementaire mixte se réunit aujourd’hui à 16 h 5, à huis clos, dans la salle 356-S de l’édifice du Centre, sous la présidence de l’honorable David Tkachuk, sénateur.

Représentant le Sénat : Les honorables David Tkachuk et Marie-P. Poulin, sénateurs.

Représentant la Chambre des communes : L’honorable Rob Merrifield, Philip Toone, Massimo Pacetti et Gordon Brown, députés.

Présents :

De la Direction des affaires internationales et interparlementaires : Jeremy LeBlanc, greffier principal adjoint, Associations parlementaires; Gérald Lafrenière, greffier principal adjoint, Échanges parlementaires.

Du Sénat : Nicole Proulx, directrice, Finances et approvisionnement; Julie Pilon, gestionnaire, Politique financière, planification et rapports corporatifs, Direction des finances et de l’approvisionnement.

De la Chambre des communes : Gilles Larocque, conseiller financier principal, Politiques et planification financière.

1. Adoption du procès-verbal :

Sur une motion de M. Brown, le procès-verbal de la réunion du 7 mars 2012 est adopté.

2. Budgets des associations :

Le greffier du Conseil fait un survol des compressions proposées pour l’enveloppe des associations parlementaires.

3. Examen du rapport du Sous-comité sur la restructuration des associations parlementaires :

M. Merrifield fait un survol des recommandations contenues dans le rapport du Sous-comité sur la restructuration des associations parlementaires.  Le Conseil examine la série de recommandations contenues dans le rapport et approuve ce qui suit :

Que le Conseil continue de réclamer l’inclusion de justifications et d’objectifs dans chaque budget qui lui est présenté et que les objectifs soient mesurables, et que le succès ou l’échec dans l’atteinte de ces objectifs soit indiqué dans les rapports sur les activités soumis au Parlement.

Que, en plus de présenter des rapports à chacune des chambres, des copies électroniques desdits rapports soient envoyées aux membres du Conseil après leur présentation aux deux chambres.

Que le Conseil définisse les priorités des associations en matière de politique étrangère, à la suite d’une séance d’information annuelle donnée par le ministre des Affaires étrangères ou par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI).

Que chaque association multilatérale ou groupe régional de coordination tienne une séance d’information annuelle avec des représentants du MAECI chargés de la région qui l’intéresse et que l’information obtenue soit utilisée pour la planification des activités et des budgets.

Que chaque association ou groupe régional de coordination fasse rapport au Conseil du résultat de cette séance d’information dans un rapport distinct ou dans sa demande budgétaire annuelle.

Que le Conseil déconseille formellement les déplacements effectués par les présidents ou les coprésidents des associations ou par les membres d’un petit comité exécutif dans le but de dresser l’ordre du jour d’événements à venir et qu’il favorise plutôt le recours aux téléconférences ou aux vidéoconférences.

Que chaque délégation d’association comprenne le moins possible de délégués, mais un nombre suffisant de ceux-ci pour que la délégation puisse atteindre ses objectifs, tout en garantissant une représentation appropriée des partis et des chambres.

Qu’aucun membre du personnel n’accompagne un seul parlementaire, à moins que le Conseil n’ait donné son autorisation à la suite d’une demande présentée par l’association concernée.

Que les délégations de quatre parlementaires ou moins soient accompagnées d’un seul membre du personnel, à moins que le Conseil n’ait donné son autorisation à la suite d’une demande présentée par l’association concernée.

Que les coprésidents du Conseil écrivent aux whips de tous les partis, dans les deux chambres, pour souligner les coûts élevés qu’entraînent les retards dans l’achat de billets d’avion et pour leur demander de choisir les délégués au plus tard quatre semaines avant la tenue d’un événement.

Que le Conseil demande à la Direction des affaires internationales et interparlementaires (AII) d’examiner les coûts des billets achetés par l’entremise d’AMEX et de les comparer aux coûts d’autres billets vendus par d’autres agences, sous les mêmes conditions, et de présenter ses conclusions au Conseil en septembre 2012.

Que le Conseil demande aux AII d’analyser les économies qui pourraient être réalisées si l’on achetait des billets à tarif plus restrictif, en tenant compte du nombre de modifications et d’annulations effectuées et des frais associés à celles-ci et de présenter ses conclusions au Conseil en septembre 2012.

Que le Conseil demande aux AII d’analyser la faisabilité et les économies possibles de l’utilisation de laissez‑passer aériens pour certains déplacements internationaux et de présenter ses constatations au Conseil au plus tard à la fin juin 2012.

Que le Conseil demande aux AII d’établir des normes de service pour l’accueil de délégations étrangères.  Les conclusions devraient être présentées au Conseil au plus tard en juin 2012.

Que le Conseil interdise le service de repas complets lors d’une assemblée générale annuelle, mais permette des réceptions suivant la réunion.

Que les coprésidents du Conseil écrivent aux whips de tous les partis, des deux chambres, afin de leur faire part du souhait des présidents/coprésidents d’associations d’être consultés sur la sélection des délégués aussi bien que sur le fait qu’ils sont disposés à donner leur avis aux whips suite aux activités.

Que le secrétaire de chaque association communique aux whips la justification donnée par chaque personne qui présente une demande de voyage.

Que la teneur du rapport annuel sur les activités et les dépenses des associations parlementaires soit modifiée pour qu’il comprenne les priorités établies par le Conseil et qu’il soit présenté officiellement aux deux chambres.

À 17 h 12, la séance du Conseil est levée jusqu’à nouvelle convocation des coprésidents

Le greffier,

Eric Janse